Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

или иных решений, в связи с развитием отдельных техни­ ко-экономических работ [25].

Несоответствующее информирование, будь-то передача ошибочных сведений или несвоевременная передача полез­ ных сведений, может иметь серьезные последствия. Отсю­ да вытекает большая ответственность служб, обеспечива­ ющих информирование: необходимость высокой квалифи­ кации, большого опыта и высокого культурно-политическо­ го уровня работников информации ответственных за информацию руководителей,

решений, исходя из внутренней специфики соответствую­ щей отрасли и тех изменений, которые возникают во внеш­ ней среде в процессе реализации генеральных планов. Постоянный учет этих изменений немыслим без четкого представления характера научно-технического прогресса, создающего новые технологические, производственные и экономические возможности. Сведения об этом содержатся прежде всего в материалах научно-технической информа­ ции. Поэтому без использования информационных матери­ алов в принципе невозможно планирование. Перспектив­ ное планирование и прогнозирование непосредственно связаны с принятием стратегических решений, поэтому информационное обеспечение этих процессов можно рас­ сматривать как информационную подготовку ответствен­ ных решений.

В Советском Союзе в последние годы уделяется боль­ шое внимание повышению эффективности информацион­ ного обеспечения руководителей. Постоянно совершенст­ вуются существующие формы и методы информационной, работы.

Одно из направлений этой деятельности — создание специализированных систем информационного обеспече­ ния, которые главным образом направлены на совершен­ ствование текущего информирования руководителей.

В настоящей главе рассмотрены некоторые специали­ зированные системы.

Система дифференцированного обслуживания руководства (система ДОР)

Принципиальная схема системы дифференциро­ ванного обслуживания руководства показана на рис. 3 [32].

Основные технические данные системы:

Назначение системы — комплексное информационное обслуживание руководителей предприятий и промышлен­ ных объединений одной отрасли сигнальной, библиографи­ ческой и документальной информацией по постоянным запросам, а также выполнение информационных заявок по разовым запросам.

Источники, обрабатываемые системой, — все виды ин­ формации, поступающей в отраслевой информационный центр.

Абоненты системы — руководители предприятий, объ­ единений.

Периодичность информации — еженедельная. Технология обработки материалов и удовлетворения

запросов абонентов системы ДОР ясна из рис. 3. Абонен­ ты формулируют свои запросы в виде перечня тем, по ко­ торым необходимо получать сигнальную информацию, и в виде перечня периодических изданий (отечественных и зарубежных), которые необходимо им направлять для просмотра. Эти виды запросов определяют и соответствую­ щую форму обслуживания.

По первому запросу каждому абоненту еженедельно направляется сигнальная информация в виде реферативнобиблиографических изданий. Подборка информационных материалов производится с большой тщательностью. Если обрабатываемый материал содержит один или два ценных факта, которые «тонут» в длинном и многословном тексте, то в этом случае составляется аннотация или краткий ре­ ферат для экономии времени абонента. Если же существо публикуемой статьи излагается в сжатом резюме, поме­ щенном в конце статьи, внимание абонента фиксируется вначале на этом материале.

По второму виду обслуживания направляются непо­ средственно сами издания, запрашиваемые абонентом.

Третьим видом доведения информации является выпуск специального еженедельного издания «Оперативная ин­ формация для руководящих работников», которая направ­ ляется всем абонентам. В этом издании публикуются ре­ фераты и аннотации наиболее интересных материалов из зарубежных источников по перспективным направлениям развития отрасли.

Каждый выпуск сборника «Оперативная информация для руководящих работников» объемом в 1 п. л. содержит от 15 до 20 аннотаций, которые позволяют охватить наибо­ лее важные зарубежные публикации о технических дости­ жениях по тематике отрасли.

Особой популярностью у абонентов пользуются мате­ риалы, освещающие вопросы технико-экономического ха­ рактера, управления производством, научной организации труда, подбора и подготовки кадров.

Все три вида материалов еженедельно направляются абоненту. Одновременно от абонента принимаются мате­ риалы, направленные ему ранее.

Важным фактором в системе информационного обслу­ живания является постоянная обратная связь абонентов с информационным центром. Ко всем без исключения мате­ риалам, поступающим к абоненту, прикладывается карточ­ ка обратной связи. Образец этой карточки показан на рис. 4,

В системе установлены следующие отметки о получен­ ной информации:

1.Пришлите копию материалов.

2.Пришлите полный текст статьи.

3.Оценка информации: материалы представляют ин­ терес, материалы не представляют интереса.

4.Прошу направить материалы для изучения...

Кроме того, на карточке имеется указание, в постоянное или временное пользование направлен материал.

Анализ полученных по обратной связи данных позво­ ляет полнее удовлетворять запросы абонентов, учитывать изменение их интересов, удовлетворять запросы на получе­ ние копий и переводов, а также направлять материалы в подчиненные организации для изучения.

В системе ДОР ведется постоянный учет работы або­ нентов, выполняемый на специальной карточке, образец которой показан на рис. 5.

Кроме удовлетворения постоянных запросов абонентов, предусмотрено обслуживание по разовым запросам. Этой формой обслуживания предусмотрено составление инфор­ мационных справок, библиографических указателей и т. п. Все абоненты предупреждены о возможности такой формы информационного обслуживания.

Итоги работы системы ДОР за год приведены в табл. 4. За год для системы ДОР было обработано более 8 тыс. оте­ чественных и зарубежных изданий. При оценке информа­ ции абоненты чаще всего рекомендовали направить мате­ риал в соответствующие отделы или цехи предприятия (58,5% ответов). Большинство материалов были оценены как представляющие интерес. Опыт информационного обслуживания руководителей в течение года показал эф­ фективность выбранной формы обслуживания, заинтересо­ ванность абонентов в получении информации.

В ряде случаев полученные материалы помогли реше­ нию практических задач, возникающих у руководящих работников.

Система тематического обслуживания руководства (система ТОР)

Информационные органы Украинской ССР успешно работают над вопросом обеспечения информацией руководителей предприятий и объединений. В Украинском научно-исследовательском институте научно-технической информации и технико-экономических исследований Гос­ плана УССР (УкрНИИНТИ) и Львовском территориаль­ ном центре НТИ функционирует (с июля 1970 г.) система тематического обслуживания руководства (ТОР) текущей научно-технической информацией по постоянным запросам [5]. Информирование осуществляется как сигнальной, биб­ лиографической и документальной информацией, так и информацией, прошедшей аналитико-синтетическую пере­ работку. Система обеспечивает выполнение информацион­ ных заявок по разовым запросам. Обработке подлежат все виды источников информации, поступающих в республи­ канский справочно-информационный фонд. УкрНИИНТИ осуществляет обслуживание абонентов по 23 темам общего характера и 454 индивидуальным темам.

В системе ТОР приняты и функционируют следующие виды и формы информационных материалов.

Сообщение о наличии в информационном центре рабо­ ты по интересующей абонента теме. Форма представле­ ния — тематические подборки библиографических карто­ чек, библиографические справки, издания «Указатель статей зарубежных научно-технических журналов» и «Пе­ речень зарубежных промышленных каталогов и проспек­ тов».

Краткое сообщение по определенной теме (расширен­ ный реферат, экспресс-информация о новостях науки и техники). Форма представления — информационный ли­ сток, подборка нескольких рефератов по теме.

Обзорная информация — оригиналы документов, пере­ воды статей зарубежных журналов. Информация опера­ тивного и обзорного характера, а также типа экспрессинформации о новостях науки и техники содержит данные: об использовании производственного потенциала; о тен­

новых промышленных изделиях и материалах; о положе-