Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

абонентов, согласно перечню тем с указанием вида и формы необходимой информации. В процессе работы ТОР пред­ усматривает выполнение разовых запросов абонентов.

Цикл представления информационных материалов сле­ дующий: в первый и третий вторник месяца направляется сигнальная информация в виде подборок библиографиче­ ских карточек по определенной теме; по пятницам — ори­ гиналы изданий, затребованных абонентом, и информаци­ онные материалы в виде обзоров, экспресс-информаций, информационных сообщений, переводов или копий статей зарубежных журналов.

Следует уточнить понятие «представление информаци­ онных материалов» потребителю. Время доставки докумен­ та как абсолютная величина, измеряющаяся в привычных единицах (часах, днях и т. п.), не является само по себе достаточно полной характеристикой. Оно не включает вре­ мя, необходимое абоненту для работы с информационным материалом. Информационная система характеризуется не только величиной времени доставки информации Т\, но и временем работы абонента над документом Т%. В связи с этим необходимо классифицировать потребителей инфор­ мации по величине времени Т% и стремиться к обеспечению различного соотношения между различными величинами Т\ и Гг для разных в этом смысле категорий потребителей.

Для руководящих работников, имеющих дело в основ­ ном с переработанной информацией аналитико-систети- ческого характера, величина ТЛ относительно невелика по сравнению с величиной Т2 для работников других катего­ рий, соответственно и величина Т\ должна быть также меньше. Величина Т\ зависит от четкости работы службы

информации до потребителя системы ТОР приемлема и со­ ответствует времени, необходимому для работы и принятия решений по получаемым материалам.

Технология работы системы представлена на рис. 7, в нее входит ряд основных операций:

отбор библиографических карточек по темам, изложен­ ным на тематических карточках (рис. 8);

подготовка материалов по разовым запросам (копии, переводы, справки, обзоры и т. п . );

отбор и передача в группу обеспечения системы инфор­ мационных материалов, издаваемых в УкрНИИНТИ;

определение адресной и учетной карточки (рис. 9) и карточки обратной связи (рис. 10).

доставка информационных материалов и изъятие кар­ точек обратной связи у абонентов.

Группа обеспечения системы ТОР ведет тематическую и адресно-учетную картотеки, для которых использованы карты с краевой перфорацией формата К4 и К5, что позво­ ляет ускорить процессы поиска, распределения и учета информационных материалов.

Поток научно-технической информации системы замы­ кается обратной связью с информационным центром. Об­ ратная связь учитывает изменение информационной по­ требности каждого абонента, обеспечивает контроль выпол­ нения и корректировку запросов. Исходя из того, что обратная связь не должна быть навязчивой и должна дей­ ствовать по мере необходимости, применены различные ее формы: непосредственная телефонная связь абонента с информационным центром; выписка требований на полу­ чение оригинала или его копии, перевода или реферата статьи из зарубежного научно-технического журнала; пе­ риодическое анкетирование, интервьюирование абонентов в целях совершенствования системы обслуживания; осу­ ществляется обратная связь на картах с краевой перфора­ цией формата К5. Абонент в карте обратной связи (КОС) делает запись новых информационных запросов и оцени­ вает полученный материал по системе: «1» — предполага­ ется использовать в работе; «2» — представляет интерес; «3» — не представляет интереса; «4» — не соответствует