Файл: Брегадзе Г.И. Управление предприятием - как его улучшить.pdf

ции делопроизводства является его механизация, ко­ торая позволяет повысить эффективность труда адми­ нистративно-управленческого персонала.

Но внедрению средств механизации документаль­ ных работ и делопроизводства предшествует совер­ шенствование организации делопроизводства. Произ­ водится оно, например, по следующим направлениям: поступающие на завод письма и другие документы направляются непосредственно к их исполнителям, минуя лиц руководящего состава — директора, глав­ ного инженера, заместителя директора по материаль­ но-финансовым вопросам, которым они адресованы.

В целях максимально точного распределения кор­ респонденции управделами АХО при направлении входящей корреспонденции руководствуется структу­ рой управления предприятия.

Внедряется в работу аппарата полная ответствен­ ность каждого исполнителя за обработку документов. Для этого в премиальные положения вносится обяза­ тельное условие премирования при отсутствии срыва сроков исполнения документов.

Важным условием сокращения трудоемкости про­ цесса делопроизводства является рациональная клас­ сификация и постановка хранения документов, прин­ ципиально единообразная во всех отделах и цехах. Приказы, протоколы совещаний со сложным содер­ жанием, охватывающим ряд разнообразных вопросов, затрудняют постановку учета и контроля. Они замене­ ны индивидуальными бланками протоколов и распо­ ряжений, которые используются для организации справочной картотеки.

Сокращено количество приказов и приказаний. Они заменены индивидуальными распоряжениями ди­

сетевого графика, являющегося основным документом для контроля и управления.

Отменена практика ведения сложных "протоколов, применяются индивидуальные протокольные поста-

новления. Установлен новый порядок ведения пере­ писки с подчиненными подразделениями — только пу­ тем наложения ответов — резолюций должностных лиц на документах с последующим возвратом их кор­ респондентам.

Ликвидирована практика снабжения служебных: документов сопроводительными письмами («При этом, направляем»). Широко используются при переписке почтовые открытки взамен конвертуемых писем. Д Л Я : регистрации корреспонденции установлена карточная система с отражением в картотеках всего движения: документа. Максимально сокращена телеграфная пе­ реписка. При печатании служебных документов

и отделениям инструкции по ведению делопроизводст­

издания приказов и распоряжений, печатания и раз­ множения документов, рассмотрения, учета и хране­ ния писем, заявлений и жалоб трудящихся завода,, отправки корреспонденции, формирования дел теку­ щего делопроизводства и др.

Внедрена единая система конструкторской доку­ ментации технологической подготовки производства,. управленческой документации. Разработано и внедре­ но методическое пособие по ведению деловой пере­ писки, включающее образцы деловых писем по всем; вопросам производственно-хозяйственной деятельно­ сти ' предприятия. Организована учеба работников секретариата дирекции, секретарей, делопроизводите­ лей, машинисток цехов и отделов.

Служебные функции секретарей приведены в соот­ ветствие с должностными инструкциями. Пересмотрен: классификатор форм документов, сокращено количе­ ство форм и каждой форме присвоен номер.

Ранее описанная сигнальная система контроля1 исполнения совершенствуется, контроль исполнения: будет осуществляться с помощью ЭВМ.

Централизованная доставка корреспонденции

В целях сокращения непроизводительных затрат рабочего времени ИТР и служащих на оформление и доставку корреспонденции и повышения оперативно­ сти в проработке информации на заводах внедряется система централизованной доставки корреспонденции, охватывающая путь прохождения документации от канцелярии АХО до секретарей цехов и отделов.

Централизованно пересылается следующая кор­ респонденция: документы от цехов и отделов, отправ­ ляемые в какое-либо одно подразделение завода и не требующие личного согласования; приказы, приказа­ ния по заводу, планы мероприятий; графики, решения и протоколы заседаний и совещаний; служебные запи­ ски; письма, заявления, жалобы и принятые решения по ним; периодические издания «Союзпечати».

Развозка корреспонденции по Иркутскому маши­ ностроительному заводу производится два раза в день но утвержденным графикам и маршруту (с 10 и с 15 •часов).

Начальники цехов и отделов определили места установки почтовых ящиков с учетом следующих усло­ вий: удобство для подъезда транспорта; хорошее обозрение со стороны проезда; возможность установки ящиков в одном месте для нескольких цехов.

Для каждого подразделения завода изготовлены по два портфеля и по две разносные книги с указа­

-соответствующим ящикам стеллажа. Другой портфель и журнал — в подразделении завода у секретаря или лица, ответственного за делопроизводство.

Доставка почты осуществляется водителем элек­ трокара, который одновременно является экспедито­ ром по перевозке почты и подчиняется заведующему канцелярией.

В установленное расписанием время электрокар- щик-экспедитор получает в группе сортировки порт­ фели с документами, вкладывает их в ячейки специ­ ального кузова на электрокар и отправляется по маршруту. Он объезжает все почтовые пункты, строго

соблюдая маршрут в соответствии с утвержденным расписанием, вынимает из почтового ящика портфель, вложенный секретарем цеха (отдела), и оставляет в почтовом ящике портфель с документами из АХО. После объезда всех почтовых пунктов электрокар- шик-экспедигор возвращается в АХО и сдает собран­ ные портфели в группу сортировки.

Внедрение централизованной системы доставки •корреспонденции значительно сократило сроки обмена информацией, количество курьеров, устранило потерн документов. Расходы на внедрение системы окупились за один год.

Контроль качества технической документации

Одной из задач научной организации управленче­ ского труда является организация четкого учета и оценки качества технической документации, выпус­ каемой техническими отделами завода. Такая подси­ стема является важной частью всей системы безде­ фектного изготовления продукции и сдачи ее с перво­ го предъявления.

женерно-технических работников, оснащение их современными средствами оргатехники; повседнев­ ное воспитание у работающих коммунистического отношения к труду, чувства высокой ответственно­ сти за порученное дело, моральное и материальное

го контроля качества выпускаемой технической до­ кументации на всех стадиях ее разработки на прин­ ципе обязательной ответственности за выпуск недо­ брокачественной документации; постоянное накоп­ ление необходимых нормативно-справочных мате­ риалов, ГОСТов, ТУ, инструкций, регламентирую-

•щих деятельность каждого работника, структурных подразделений и в целом отделов.

Основное содержание подсистемы контроля ка­ чества выпускаемой технической документации —• это утверждение уверенности у исполнителя в воз-

.можностк качественного выполнения работы на ос­ нове стопроцентного самоконтроля качества.

Контрольные функции выполняются старшими инженерами, старшими технологами, ведущими конструкторами, начальниками групп или бюро.

Контролю подлежит вся техническая документа­ ция, выпускаемая отделом. Проверка качества тех­ нического документа осуществляется на соответст­ вие документа техническому заданию, соответствие конструктивного решения современному уровню до­ стижений науки и техники, соответствие системе чертежного хозяйства, ГОСТам, отраслевым стан­ дартам, заводским инструкциям и положениям, при­ казам по заводу, мероприятиям и решениям техни­

дии запуска и технической проработки, которые не

млении технической документации в отделе-разра­ ботчике.

Количество ошибок учитывается при подведении итогов социалистического соревнования и принятии