Файл: Дубонос, М. Е. Машинная обработка экономической информации в строительстве учеб. пособие для студентов экон. специальностей строит. вузов и фак.pdf

§ 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ НОСИТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Вся экономическая информация разделяется на исходную, т. е. первичную, и сводную, т. е. переработанную информацию. В такой же степени можно и все носители экономической информации раз­ делить на две большие группы: носители исходной и носители сводной информации.

Н о с и т е л и и с х о д н о й и н ф о р м а ц и и . По возможности автоматического ввода информации в ПВМ или ЭВМ носители первичной информации могут быть неприспособленными к автома­ тическому вводу информации в ПВМ или ЭВМ (к ним относятся обычные первичные документы) и приспособленными к автомати­ ческому вводу (к ним относятся гибридные первичные документы, перфокарты-документы, перфоленты, магнитные карты, магнитные микрофильмы и т. д.).

К обычным первичным документам относятся все типовые пер­ вичные учетные документы, разработанные и утвержденные ЦСУ

СССР и Министерством финансов СССР, а также плановые, нор­ мативные и другие документы.

Обработка экономической информации с помощью современных средств вычислительной техники предъявляет повышенные требо­ вания к проектированию содержания и формы обычных первичных

и полнота сводной информации и, следовательно, экономическая эффективность машинной обработки экономической информации. Именно поэтому к проектировнию содержания и форм первичных документов предъявляются повышенные требования.

Проектирование содержания и форм первичных документов начинается с определения их содержания. Проектирование уже действующего в организации первичного документа сводится к изменению существующей формы и содержания документа.

При проектировании нового первичного документа на основа­ нии данных обследования отбирается определенный «руг реквизи­ тов с учетом участия документа в разработке сводных показате­ лей, 'с учетом технических средств заполнения его и машинной обработки.

При определении круга реквизитов, включаемых в форму, не­ обходимо учитывать, с помощью каких средств вычислительной техники будут обрабатываться эти документы, какие технические средства будут использоваться для регистрации в них информации и как будет передаваться информация от источника возникновения на ВУ.

Так, при обработке документов с помощью КВМ необходимо включать в форму документа нормативно-расценочные и суммо­ вые реквизиты. При обработке документов с помощью ПВМ или

ЭВМ включение нормативно-расценочных и суммовых реквизитов- в форму документа нежелательно. Эти реквизиты, один раз за­ фиксированные на машинных носителях (перфокартах, магнитных лентах), могут многократно использоваться при машинной обра­ ботке экономической информации.

При использовании таких технических средств, как размно­ жающие аппараты типа «Ормиг», «Экелринт-Организатор», «Вермитекст», «Ормигеуперуниверсал», адресовальной машины, посто­ янные реквизиты (нормы расхода материалов, нормы времени и расценки), разработанные на стадии подготовки технологической документации, служат основанием для составления нарядов, товарно-транспортных накладных и др.

После определения состава исходной информации, включаемой в проектируемую форму, приступают к размещению ее на бланке документа. При этом необходимо из всей информации отобрать реквизиты, подлежащие переносу на машинные носители инфор­ мации (перфокарты, перфоленты, магнитные карты, магнитные ленты). Реквизиты, переносимые на машинные носители инфор­ мации (перфорируемые), желательно разместить в одной зоне, выделив ее утолщенными линиями.

Кроме этого, при проектировании форм обычных первичных до­ кументов необходимо учитывать, с помощью каких средств вы­ числительной техники1 они будут обрабатываться. При обработке информации с помощью КВМ документы должны быть одностроч­ ными (для удобства ручной группировки документов). При обра­ ботке информации с помощью ПВМ и ЭВМ целесообразно проек­ тировать документы многострочными, но односторонними.

Размещать реквизиты на бланке необходимо в определенной последовательности, которая была бы удобна для заполнения, чте­ ния, обработки и контроля первичного документа. Любую форму документа можно разбить на зоны, предназначенные для записи определенных групп реквизитов, имеющих логическую или мате­ матическую зависимость. В каждой зоне документа реквизиты мо­ гут располагаться по линейной, анкетной или табличной форме. Реквизиты, постоянные для всего документа, размещают в правой верхней зоне документа по линейной форме. При анкетной форме

реквизиты размещают друг под другом по вертикали. Наимено­ вание реквизита располагают в левой стороне, а в правой отво­ дится место для ответов — записей данных.

Анкетное расположение реквизитов не удобно при ручном пе­ реносе информации из документа на машинные носители. При автоматическом считывании информации с первичного документа анкетная форма размещения реквизитов является весьма удобной. Примером анкетной формы могут служить личные карточки, кар­ ты обследования, приходной ордер (рис. 8).

Табличная форма предусматривает размещение реквизитов в виде таблицы. Примером построения табличной формы могут слу­ жить товарно-транспортная накладная, аккордный наряд — зада­ ние на выполнение строительно-монтажных работ, табель-расчет.

66

Г/юВн

Трест

Организация

Табличная форма удобна для обработки документа с помощью ПВМ и ЭВМ.

При определении последовательности размещения информации на бланке документа необходимо согласовать ее с последователь­ ностью размещения информации на машинном носителе (перфо­ карте, перфоленте). И только после этого разрабатывать эскиз формы первичного документа.

Реквизиты, являющиеся общими для многих документов (на­ пример, дата, шифр организации, участок), размещаются во всех

документах в одной и той же последовательности, т. е. формы разных первичных документов унифицируются.

После уточнения формы документа рассчитывается размер бланка, подбирается определенный формат его и затем изготов­ ляется образец документа для заказа в типографии.

Гибридные первичные документы относятся к носителям, при­ способленным к автоматическому вводу информации в ЭВМ. Ин­ формация в этих документах фиксируется следующими способами: с помощью графических отметок, кодированным шрифтом, стили­ зованным шрифтом и рукописными нормализованными или печат­ ными знаками.

Наибольший интерес представляют гибридные документы, вы­ полненные на основе типизированного бланка, в котором инфор­ мация фиксируется рукописными нормализованными или печатны­

считывается и фиксируется на перфокарты, перфоленты или не­

круг реквизитов. Для размещения информации на гибридном

Длина документа находится в пределах 148-*~297 мм при постоян­ ной ширине 210 мм.

Рабочая часть формы состоит из нормализующих прямоуголь­

значительно ускоряет процесс обработки информации, а следова­ тельно, повышает эффективность механизации и автоматизации этого процесса. Эффективность машинной обработки будет еще выше, если информация при считывании ее будет вводиться не­ посредственно в машину.

Поэтому считывающее устройство «Рута-701» должно найти широкое применение на ВУ при механизации и автоматизации обработки экономической информации.

Перфокарты (рис. 9) являются дубликатами первичных доку­ ментов. Информация в них фиксируется в виде круглых или прямоугольных отверстий с помощью перфораторов или других специальных перфорационных машин.

С помощью перфокарт информация вводится в ПВМ или ЭВМ или может перезаписываться на перфоленты и магнитные ленты,

68