Файл: Брага, В. В. Основы технологии машинной обработки статистической информации [учеб. пособие].pdf

3) носители, совмещающие функции документа и машинного носителя. К ним относятся бланки, в которых информация, запи­ санная с соблюдением определенных условий, может автоматиче­ ски вводиться в ЭВМ или перезаписываться на перфоленты и пер­ фокарты.

Рассмотрим первую группу носителей информации — статисти­ ческие отчеты. Для того чтобы можно было обработать их на перфорационных или электронных машинах, вся содержащаяся в них информация предварительно должна быть перенесена на ма­ шинные носители.

Первичный статистический отчет, поступающий в органы ЦСУ

СССР от отчитывающихся организаций, является средством отра­ жения результата хозяйственных операций и составляется на бланке. В зависимости от степени механизации регистрации дан­ ных документы могут заполняться как вручную (или на пишущей машинке), так и при помощи специальных устройств. Однако пока не создано надежных технических устройств, позволяющих на практике производить автоматическую запись информации в доку­ менты. Заполнение статистического отчета, как и многих учетных документов, производится вручную, и отчет представляется в ор­ ганы государственной статистики на бланке.

При проектировании и создании АСГС будут разработаны воп­ росы ее взаимодействия с автоматизированными системами пред­ приятий, о предоставлении статистической информации в систему ЦСУ на машинных носителях (перфолентах, магнитных носителях) или об обеспечении ее ввода в ЭВМ непосредственно по каналам связи, соединяющим ВЦ предприятий и ВЦ системы ЦСУ. Этот вопрос может быть решен лишь при организации ВЦ на крупных организациях и внедрении там комплексной механизации всех ви­ дов учетно-плановых и статистических работ, т. е. при реализации там основных функций автоматизированных систем управления (АСУ).

Статистические отчеты имеют сложное построение. Отчеты представляют собой комбинацию нескольких форм построения: зональной, анкетной и табличной. В каждом отчете можно выде­ лить несколько зон.

текстовые. Для переноса на машинные носители их надо закоди­ ровать. Для этого в верхнем правом углу документа выделена рамка, в которой проставляют постоянные признаки отчета. Рамка построена по зональной форме. Элементы рамки имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впеча­

95

Так как по многим статистическим отчетам программа разра­ ботки аналогична, то рамка эта имеет стандартную форму:

Если в отчете какого-то признака нет, его исключают, иногда оставляют одну клетку свободной.

Для некоторых статистических отчетов, имеющих иную про­ грамму разработки, содержание рамки может быть изменено. На­ пример, для формы № 2-тр рамка выглядит следующим образом:

Данные, проставленные в рамке, подлежат переносу на машин­ ные носители, поэтому рамка обведена утолщенными линиями. Шифры проставляют'экономисты отделов (секторов) подготовки и выпуска статистических материалов. Они должны уделять самое серьезное внимание этой работе. Как показывает практика, зача­ стую в рамки проставляют не те шифры, которые положено, пере­ ставляют цифры в шифре, в некоторых клетках шифры вовсе отсутствуют. Каждый такой случай вызывает осложнения при ма­ шинной обработке. Операторы тратят много времени на выясне­ ние и дополнительный поиск ошибок. Все это влияет на сроки составления сводных отчетов и качество машинной обработки.

Зона 2 служит для расположения названий и данных статисти­ ческих показателей. Здесь проставляются плановые к отчетные данные, а также производные величины. Эта зона может иметь ан­ кетную, табличную или комбинированную форму построения.

При анкетной форме построения реквизиты размещены в до­ кументе построчно друг за другом. Наименование реквизита зани­ мает левую часть строки, а правая часть отведена для ответовзаписей данных. Анкетную форму построения имеют переписные листы, анкеты, а также статистические отчеты по естественному движению населения и механическому движению населения и др.

Анкетная форма неудобна для перфорации, так как перенос данных на машинные носители производится по вертикали. Она подходит для проектирования документов, приспособленных для автоматического считывания информации в ЭВМ (см. устройства «Бланк» и «Рута-701»).

При табличной форме построения показатели размещены в виде таблиц с графами по вертикали и строками по горизонтали. Стати­ стические отчеты имеют в своем составе одну или несколько мно­ гострочных и многографных таблиц.

96

Часто наряду с табличной формой в отчете используется и ан­ кетная форма построения, например в форме № 2-т. В этом слу­ чае можно считать, что отчет построен по комбинированной си­ стеме. Статистические отчеты в большинстве случаев имеют посто­ янный состав подлежащего и сказуемого, напечатанный типограф­ ским способом.

При проектировании статистических отчетов учитываются, преж­ де всего, общие требования к документам, а затем в зависимости от того, где предполагается разработать данный отчет: на кла­ вишных, перфорационных или электронных вычислительных маши­ нах, учитываются специфические требования машинной обработки для данного класса вычислительных машин.

Общие требования к проектированию статистических отчетов сводятся к следующему.

Прежде всего отчеты должны быть унифицированными, т. е.

строк, граф документа и всей его площади. Формы сводных ста­ тистических таблиц, получаемых на ЭВМ, ограничены размерами алфавитно-цифрового печатающего устройства машины. На бланке должно быть предусмотрено место для проставления всех подпи­ сей, названия отчета, разделов, таблиц и т. д.

Расположение показателей в отчете должно быть удобно для заполнения, обозрения и чтения. Для этого все показатели рас­ полагаются в определенной логической последовательности и вза­ имосвязи с учетом удобства выполнения логического контроля данных. В документе оставляется достаточно места для четкой записи. При проектировании сводной статистической отчетности следует исходить из того, что вся она должна заполняться на пи­ шущих, табличных машинах, табуляторах или ЭВМ.

Постоянные для отчета признаки располагаются в правом верх­ нем углу документа, в зоне 1, что весьма удобно и для автомати­ ческой перфорации постоянных признаков отчета на машинные но­ сители, и для ручной группировки документов. Все количественносуммовые показатели размещаются в зоне 2 отчета.

При монтаже форм отчетов нужно сначала изучить программу разработки и лишь после этого размещать показатели на бланке. Для этого при проектировании разработки отчетов на клавишных и перфорационных вычислительных машинах в первичных отчетах должно предусматриваться включение всех показателей, необходи­ мых для составления сводных отчетов. При обработке на ЭВМ это условие может не соблюдаться за счет выделения из документов постоянной информации, которая может быть записана в запоми­ нающее устройство машины и каждый раз подформировываться к текущим данным при составлении сводной статистической отчетно­ сти на ЭВМ. Здесь могут также использоваться данные из других задач, хранящихся в памяти машины.

Желательно в документ включать итоговые и балансовые стро­ ки, а если имеются позиции «в том числе», которые не дают ба­ ланса, вводить позиции «прочие». Введение итоговых и балансовых строк облегчает машинную обработку и позволяет автоматически выполнить арифметический контроль отчетов. Требования балан­ совой увязки статистических показателей особенно повышаются при обработке отчетности на ЭВМ.

Все производные строки и графы в отчете должны иметь под­ сказы. В тех случаях, когда в документах заполняются не все графы по строке, нужно поставить знак «X». Если в форме имеется двойная система единиц измерения, необходимо для каждой единицы измерения отвести отдельную строку. Для облегчения под­ счета на машинах производных или итоговых строк, кроме номера строки, желательно ввести «шифр строки». Например, итоговой строке присвоить шифр 1, а составляющим ее строкам — 2.

При проектировании статистических отчетов, разрабатываемых на КВМ, дополнительно учитываются требования рационального составления сводного отчета на этих машинах.

В отличие от учетных документов статистические отчеты для обработки на клавишны.х машинах проектируются многострочными, так как обработке подлежат не отдельные документы, а группа документов с общими признаками.

Документы проектируются с типографски напечатанным соста­

ковым. Обрабатываемые показатели желательно располагать ря­ дом, а для записи вычисленных показателей нужно оставлять сво­

графы различных таблиц по вертикали, а также строки по гори­ зонтали совпадали. Это условие обеспечивает рациональную тех­ нологию сводки отчета на клавишных машинах методом подгибки бланков.

Чтобы не делать повторной сводки на клавишных машинах, в

строки располагаются на одной странице. Если число строк, вхо­ дящих в итог, велико и размещены они на разных стра­ ницах, то вводятся постраничные итоги. Все это позволяет сокра­ тить время обработки отчетов на клавишных машинах за счет

к обработке на перфорационных машинах, необходимо учитывать следующее. Все данные, подлежащие переносу на перфокарты, должны быть представлены в цифровой форме, поэтому вводятся дополнительные графы для шифровки текста. Необходимо тща­ тельно отобрать все перфорируемые реквизиты. Обычно перфора-

38

ции подлежат те реквизиты, которые участвуют в составлении сводных статистических отчетов.

Перфорируемые реквизиты располагаются в одном месте, же­ лательно на лицевой стороне бланка, и обводятся утолщенными линиями. Если отчет состоит из нескольких таблиц, то перфорируе­ мые зоны выделяются в каждой таблице. В тех статистических от­ четах, где перфорации подлежат все показатели таблиц, нет на­ добности выделять зоны утолщенными линиями.

Состав подлежащего отчета можно делать как постоянным, так и переменным.

Проектирование размещения перфорируемых реквизитов в ста­ тистическом отчете происходит в полном согласовании с их раз­ мещением на перфокарте. Последовательность расположения рек­

кумента в специальной рамке, в каждой клетке впечатано наиме­ нование признака, а от руки проставляется его шифр;

переменные признаки (шифр строки или подлежащего таблицы министерства, отрасли и др.) располагаются в таблицах и шиф­ руются. Шифры проставляются в специальных графах и подлежат перфорации. Если состав подлежащего таблицы постоянный, то эти шифры впечатаны типографским способом, если переменный — проставляются от руки;

количественно-суммовые показатели располагаются в графах таблиц. К ним относятся плановые и отчетные данные, а также производные величины (процент выполнения плана, темпы роста

ит. д.).

Встроке таблицы перфорируемые данные должны располагать­ ся слева направо по горизонтали без разделения их неперфорируемыми реквизитами. Учитывая, что перфорация отчетов ведется по­ строчно, в таблице не следует размещать более 7—8 семизначных граф. Такое количество граф может свободно разместиться на од­ ной перфокарте. При большом числе граф приходится пробивать дополнительную перфокарту на строку, что увеличивает расход перфокарт и время обработки.

Изложенные требования по проектированию статистических отчетов, подлежащих обработке на клавишных и перфорационных машинах, не содержат каких-либо коренных изменений в построе­ нии форм, ориентированных на ручную обработку. Все изменения в основном сводятся к выделению специальных мест для простав­ ления шифров, введению дополнительных строк, выделению пер­ форируемых реквизитов, более рациональному расположению по­ казателей в отчете и т. п.

При обработке на клавишныл и перфорационных машинах не ставятся такие вопросы, как изменение состава проставляемых данных, изменение способа записи информации, изменение струк­ туры подлежащего и сказуемого формы отчета. Все это обусловли-