Файл: Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий).pdf

изучаются методом сквозного обследования по следующим важ­ нейшим информационным подсистемам: кадры, труд и заработная плата, материальные ресурсы, основные фонды, производство, го­ товая продукция и сбыт. Содержание документов в каждой под­ системе определяется ее названием. К подсистеме производства относятся те документы, которые связаны с производственным

процессом и не вошли в остальные группы, .например плановые и отчетные калькуляции, акты на брак, документация по внутрифир­ менным услугам, производственные задания подразделениям и т. д. Метод сквозного обследования заключается в том, что документы, пути их движения, способы обработки и обобщения по каждой ин­

формационной подсистеме изучаются и анализируются по всем ■структурным подразделениям и функциональным отделам фирмы.

Так, вся нормативная, плановая, отчетная документация по труду

и заработной плате и ее последующая обработка изучаются в ос­ новных и вспомогательных цехах, в отделе труда и заработной платы, в плановом отделе, в бухгалтерии, в отделе кадров, а до­ кументация и обработка данных по материальным ресурсам — в

технологическом отделе (в части разработки норм расхода мате­ риалов), отделе снабжения, на складах, в цехах, бухгалтерии, пла­ новом отделе.

2. Обследование одной информационной подсистемы во всех структурных подразделениях поручается одному и тому же лицу, компетентному в этих вопросах. Масштабы даже крупных мебель­ ных фирм таковы, что обследование одной информационной подси­ стемы под силу одному человеку. Соблюдение этого требования облегчает составление модели документооборота по данной под­ системе, ее осмысливание и совершенствование.

3.Наиболее приемлемая техника обследования состоит в про­ ведении устного опроса должностных лиц каждого подразделения.

Впроцессе беседы с должностными лицами выясняется, какие до­ кументы они заполняют (или получают) по соответствующей под­ системе и какова процедура их обработки и использования. Метод

письменных анкет дает худшие результаты.

4.Результаты изучения первичной документации фиксируются в упрощенном порядке: по каждой информационной подсистеме составляется перечень первичных документов в разрезе тех под­

разделений, где эти документы формируются и используются. Сна­ чала записываются документы, заполняемые в данном подразделе­ нии, а затем документы, поступающие из других звеньев. В переч­ не одни и те же документы перечисляются дважды — по месту образования и использования. Указываются также название до­ кумента, приблизительная трудоемкость его заполнения, число ко­ пий, периодичность составления, адрес представления или источ­ ник получения, целевое назначение и общее число документов за год.

Перечень документации по труду и заработной плате показан в табл. 1.

23

Таблица t

Перечень документации по труду и заработной плате

К перечню прилагаются образцы заполненных документов и графические схемы их движения. В схеме условными знаками обозначаются действия, производимые с документами (составле­ ние, подписание, утверждение, согласование, регистрация, вклю­ чение в свод и т. д.).

Образец графических отметок на обороте (Наряда на заработ­

ную плату следующий:

24

Такой порядок отражения результатов обследования создает

отчетливую модель документооборота, вполне пригодную для ее анализа и совершенствования лицами, компетентными в данной области управления. Обычно уже в процессе составления перечня обнаруживается избыточная и нерациональная информация. За­

полнение подробного перечня значительно менее трудоемко по сравнению с имеющимися рекомендациями о составлении специ­ альных карт на каждый документ, в которых подробно описыва­ ются источники данных, реквизиты и совершаемые в документе арифметические и логические действия.

5. Процедуры обработки документов, способы обобщения, по­ рядок системного учета, а также целевое назначение этих дейст­ вий фиксируются в аналогичных перечнях работ. Эти перечни со­ ставляются в каждой информационной подсистеме по структурным подразделениям фирмы.

К перечню прилагаются заполненные образцы расчетов, регист­ ров и т. д. Подобные перечни менее трудоемки и более наглядны по сравнению с документограммами, рекомендованными другими методическими указаниями.

6. Каждый обследователь анализирует данные соответствующей подсистемы и разрабатывает рекомендации по ее совершенствова­ нию. Комбинированные документы, охватывающие разнообразную

информацию и взаимосвязи между разными информационными

подсистемами, анализирует руководитель бригады. Однако подоб­

ных точек соприкосновения бывает не слишком много.

7. При необходимости по каждой подсистеме составляют мат­ ричные схемы документальных связей между структурными произ­

водственными подразделениями и функциональными отделами фирмы. В подлежащем матрицы указан вид документа и его пе­ риодичность, а в сказуемом — структурные подразделения, в ко­ торых формируется и используется документ. На пересечении со­ ответствующих граф условными графическими обозначениями отмечают характер выполняемой над документом операции (фор­ мирование, обработка, использование), а стрелками — путь движе­ ния документа.

Для количественной оценки объема документооборота исполь­ зуются различные единицы измерения: количество заполненных до­ кументов, реквизитов, символов, арифметических действий, при­ веденных к одинаковой трудоемкости и др. (в качестве единицы трудоемкости можно принять операцию сложения, трудоемкость

остальных арифметических действий пересчитывается при помощи

определенных коэффициентов).

Однако на стадии обследования существующей информацион­ ной системы нецелесообразно затрачивать много усилий на точный

подсчет количества показателей и символов, тем более, что в про­ цессе оптимизации документооборота будет отменено заполнение некоторых избыточных документов или пересмотрено их содержа­ ние. Наиболее простой способ измерения объема документооборо­ та — подсчет количества заполненных документов. Этих данных вполне достаточно для решения вопроса о целесообразности авто­ матизации соответствующих управленческих задач. Более деталь­ ные сведения, необходимые для проектирования машинной обра­ ботки данных, можно получить непосредственно из заполненных

образцов документов, прилагаемых к перечню (см. табл. 1).

ОРГАНИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ потоков ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРИ АСУ

Методика оптимизации документооборота

Обследование действующей информационной модели фирмы и ее анализ позволят приступить к проектированию более совершен­

ной организации документооборота с учетом требований, предъяв­ ляемых АСУ. Разработка новой информационной модели — очень ответственный процесс, от которого во многом зависит эффектив­ ность функционирования АСУ.

Анализ существующего документооборота позволил выяснить организационную структуру фирмоуправления, функции, выполня­ емые каждым структурным подразделением и отдельными долж­ ностными лицами, содержание решаемых ими задач и логику их решения, процедуры обработки данных, виды используемой пер­ вичной документации и т. д. В процессе анализа вскрываются нерациональные управленческие работы и пороки циркулирующей документации в содержании, периодичности, маршрутах, способах

26

обработки. Совокупность этих сведений и выводов позволяет раз­ работать более совершенную информационную модель.

При переходе на АСУ строение существующего документообо­ рота останется в основном без изменения, так как цели и функции

управления практически не меняются. Пересмотрены будут: лишь

содержание и формы отдельных документов и способы их обработ­ ки для устранения дублирования, обеспечения многократного ис­

пользования единожды зафиксированных данных, совмещения первичной регистрации хозяйственных операций с переносом на машинные носители и максимальной механизации технических процессов — подсчетов, таксировки, сравнения и т. д.

При разработке новой информационной модели из большинства первичных документов исключают нормативные показатели. Все

нормативы, необходимые для планирования и регулирования хо­ зяйственной деятельности, а также для анализа и контроля, обра­ зуют специальные нормативно-справочные массивы, хранящиеся в памяти ЭВМ или на перфокартах. По мере изменения норм эти

массивы систематически корректируются. Сопоставление отчетных данных с нормативами и расчет отклонений происходят на ЭВМ по разработанным алгоритмам. Содержание и периодичность до­ кументов разрабатывают исходя из задач управления на всех иерархических уровнях. Потребность вышестоящих звеньев в эко­ номической информации четко определена существующими форма­ ми отчетности. Внутрифирменная потребность в информации вы­ текает из характера задач, решаемых отделами фирмоуправления и линейным управленческим, аппаратом фирмы. Содержание доку­ ментов должно обеспечить систематический контроль за выполне­ нием плановых заданий и нормативов, принятие оперативных реше­ ний, анализ хозяйственной деятельности и материалы для плани­

рования работы на следующий период, выявление результатов

внутрифирменного хозрасчета, подведение итогов социалистиче­

ского соревнования и т. д.

Формы и маршруты документов проектируют, ориентируясь на механизированное выполнение вычислительных и элементарных логических операций (сравнений, группировок, отбора и т. д.).

Там, где это допустимо без ущерба для оперативности управле­

ния, внедряют накопительные документы при одновременном уд­ линении их периодичности. Это диктуется трудоемкостью трансля­ ции рукописных документов на машинные носители.

Особое внимание уделяют сохранению юридической доказа­ тельности документов, устанавливающих материальную и адми­ нистративную ответственность должностных лиц за сохранность ценностей или за принятие решений.

Разнообразие и сложность информационной системы предприя­ тия обязывают придерживаться определенного порядка при разра­ ботке новой модели. Наиболее целесообразно соблюдать тот прин­ цип систематизации документов, который применялся при об­ следовании существующей системы, т. е. всю документацию