Файл: Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий).pdf

Группировать в разрезе основных информационных подсистем — кадры, труд и заработная плата, материальные ресурсы и т. д.

Общий подход к оптимизации документооборота основан на методе дедукции. В первую очередь определяют потребности каж­ дого функционального отдела и производственного подразделения в конкретных данных, а затем содержание сводных, промежуточ­ ных и первичных документов, обеспечивающих получение этих сведений. Данные, зафиксированные в каком-либо первичном до­ кументе, могут быть использованы в разных подразделениях фир­ мы без его дублирования. Это может лишь потребовать группиров­ ку исходных данных в различных разрезах и в разные сроки.

Определив содержание информации для всех функций и уров­

ней управления по каждой подсистеме, необходимо установить ее

периодичность, способ обобщения, место формирования, порядок первичной регистрации, т. е. проектируют формы первичных и свод­ ных документов и пути их движения.

На предприятиях основным потребителем первичных данных и Поставщиком обобщенной информации для других функциональных отделов является ВЦ, поэтому начинают с определения потреб­ ности в исходной информации для ВЦ, тем более, что она строго регламентирована существующими формами отчетности и действу­ ющими положениями. Каждому запроектированному первичному документу присваивается буквенно-цифровой шифр. Буквой обо­ значают информационную подсистему (К — кадры, T — труд и зарплата, П — продукция и сбыт и т. д.), а все первичные

документы внутри данной подсистемы нумеруют по порядку. Если идентичная информация необходима для решения управленческих

задач в других функциональных отделах, новый документ не проектируют, а в качестве источника данных ссылаются на ранее разработанный документ.

При отсутствии в первоначально разработанной форме докумен­ та каких-либо дополнительных данных, необходимых для других функций управления, недостающие реквизиты добавляют в уже имеющиеся формы документов, чтобы обеспечить их интегральное

использование. Так, сменный рапорт лесопильного производства дополняют сведениями о выходе пилопродукции в ассортиментном разрезе.

Порядок разработки необходимой документации — информаци­ онной модели по подсистеме «Готовая продукция и сбыт» (фраг­ мент) представлен в табл. 3. В ней опущены процедуры обработки первичных данных и виды производной информации. Их проекти­ руют применительно к каждому массиву однородных документов в зависимости от потребностей отделов, объема Документов и имеющихся технических средств.

При детализации информационной модели необходимо опреде­ лить порядок фиксации исходных данных, количество экземпля­ ров документа, маршруты движения, порядок юридического офор­ мления (подписи, утверждение, согласование).

28

29

Вопрос об обработке всей информации на ЭВМ решается с уче­

том сравнительной трудоемкости выполнения работ вручную или на ВЦ, причем при определении трудоемкости автоматизированной обработки принимается во внимание весь комплекс операций, включая трансляцию на машинные носители, транспортировку до­ кументов на ВЦ, разработку программ и т. д. В зависимости от способа обработки документов следует решать вопросы классифи­ кации, идентификации, кодирования и алгоритмизации.

Совершенствование потоков информации по основным фондам

Для совершенствования документооборота по основным фондам необходимо иметь четкое представление об управленческих зада­ чах, связанных со средствами труда в разрезе функциональных отделов фирмы, и о потребности в исходных данных для их ре­ шения. Наиболее важные задачи следующие.

А. В бухгалтерии:

1.Контроль за основными фондами.

2.Представление отчетности о наличии и движении основных средств, сгруппированных по назначению и классификационным группам (видам), по форме 11.

3.Определение рентабельности производства как отношения

прибыли к авансированным фондам и расчет фондов стимулирова­ ния.

4.Начисление амортизации.

5.Определение результатов ликвидации основных средств.

6.Расчет платежей в бюджет за пользование основными фон­

дами.

7. Анализ наличия, структуры и использования основных фон­

дов.

Б. В плановом отделе:

1.Разработка плана производства в части производственной

мощности.

2.Разработка плана издержек в части расходов по содержа­

нию и эксплуатации основных фондов.

3.Калькуляция себестоимости отдельных вадов продукции.

4.Расчет показателя плановой рентабельности производства

ифондов экономического стимулирования.

5.Расчет плановых качественных показателей использования

основных фондов.

6.Составление плана капитальных вложений.

7.Разработка сметных ставок по содержанию и эксплуатации

оборудования.

В. В отделе главного механика:

1.Контроль за использованием оборудования.

2.Составление плана модернизации и приобретения оборудо­

вания.

3. Составление плана ремонта оборудования.

31