Файл: Гафанович Д.П. Учет и анализ финансовых результатов в централизованной бухгалтерии торга.pdf

Р а с ч е т

распределения отчислений на подготовку кадров между хозрасчетными магазинами за_____ (месяц) 197___ г.

Ит. д.

Ит о г о по торгу . . Составил бухгалтер

По статье 18 учетной номенклатуры « Пр о ч ие р а с ­ ходы» к общим расходам можно отнести: расходы на выписку справочной литературы, печатание инструкций и других материалов, на оплату счетов машиносчетных станций и бюро за выполненные вычислительные и учет­ ные работы и некоторые другие.

Расходы по выписке справочной литературы, печата­ нию инструкций и других материалов можно распреде­ лять между хозрасчетными магазинами в соответствии с количеством полученных экземпляров; расходы по оп­ лате инкассаторских услуг Госбанка — пропорционально суммам сданной выручки инкассаторам; суммы, упла­ ченные за медосмотр работников, — пропорционально численности персонала, проходившего медицинский ос­ мотр; расходы по дезинфекции, борьбе с мухами и гры­ зунами и т. п. — пропорционально величине обработан­ ной площади.

Ниже приводится расчет распределения по хозрас­ четным магазинам расходов на оплату инкассаторских услуг Госбанка (см. стр. 44).

Что касается остальных видов расходов, учитывае­ мых на статье 18, то при их распределении необходимо учитывать условия образования и в зависимости от этого применять ту или иную методику.

В конкретных условиях того или иного торга пере­ чень общих расходов, безусловно, может быть шире или уже, но независимо от этого всегда необходимо как

43

Р а с ч е т

2№ 2

Ит. д.

Ит о г о по торгу

Составил бухгалтер

можно больше выделять в учете прямые расходы, не опа­ саясь, что иногда это потребует дополнительных затрат.

В связи с тем что в состав расходов хозрасчетных ма­ газинов и складов включается и соответствующая часть административно-управленческих расходов вышестоящих звеньев, весьма важно правильно определить эту часть расходов по каждому магазину и складу. t

Первоначально в централизованной бухгалтерии тор­ га ежемесячно распределяют административно-управлен­ ческие расходы вышестоящих звеньев между отраслями хозяйственной деятельности (торговлей, общественным питанием, овощехраненнем, сельскохозяйственным про­ изводством и т. п.), за исключением тех случаев, когда в торге имеется только розничная торговля, на которую и относится вся сумма этих расходов.

После определения общей суммы расходов по роз­ ничной торговле их необходимо распределить между хоз­ расчетными магазинами и складами. Это распределение производится пропорционально суммам издержек обра­ щения по плану без корректирования на фактический товарооборот каждого магазина, так как в случае кор­ ректирования на магазины, перевыполнившие планы товарооборота, будет относиться больше административ­ но-управленческих расходов вышестоящих звеньев, что

44

противоречит интересам хозрасчета. Для распределения этих расходов ежемесячно составляется специальный расчет:

Р а с ч е т

административно-управленческих расходов вышестоящих звеньев, относимых на хозрасчетные магазины и склады

за___________ (месяц) 197___ г.

Составил бухгалтер

Следующим этапом учетных работ является группи­ ровка издержек обращения по магазинам и складам.

Группировка издержек обращения по магазинам и складам. Общая сумма издержек обращения по каждо­ му хозрасчетному магазину и складу при централизо­ ванном учете не может быть выявлена в Главной книге по дебету счета «Издержки обращения», так как в ней записи производятся в целом по торгу, а не по отдель­ ным магазинам 'и складам.

45

Этот вопрос на практике решается по-разному. Изу­ чение опыта торгов и орсов показывает, что при этом следует учитывать специализацию торга, объем товаро­ оборота, количество магазинов и складов, переведенных на внутренний хозрасчет, условия обеспечения товарами, а также другие специфичные условия работы.

Внедрение внутреннего хозрасчета в торгах и орсах ведет к некоторому увеличению объема учетных работ, тем не менее важно учитывать издержки обращения по магазинам в основном в течение отчетного месяца по мере поступления документов о произведенных расходах. Этим требованиям и должна отвечать методика группи­ ровки издержек обращения по магазинам и складам.

На практике применяют разные способы группировки издержек обращения по хозрасчетным магазинам и скла­ дам, так как единой методики, пригодной для всех тор­ гов и орсов, быть не может.

Рассмотрим методику группировки издержек обраще­ ния по магазинам и складам, которую наиболее целесо­ образно применять в крупных пищевых торгах.

Всем магазинам и складам необходимо присвоить по­ стоянные шифры (в качестве шифра можно использовать номер магазина), которые должны быть известны заве­ дующим' и всем работникам централизованной бухгал­ терии.

К каждому журналу-ордеру, в котором встречаются записи в дебет субсчета «Издержки обращения пред­ приятий розничной торговли», открывается ведомость аналитических данных об издержках обращения по хоз­ расчетным магазинам и складам. Открываются эти ве­ домости в начале отчетного месяца; записи в них в тече­ ние всего месяца производят те бухгалтера, которые об­ рабатывают документы о произведенных расходах и вно­ сят их в журналы-ордера. Ведомости составляются под копирку в двух экземплярах.

. Основанием для записей служат первичные докумен­ ты или расчеты и справки. Одновременно вносят записи в соответствующий журнал-ордер или разработочную (группировочную) ведомость к данному журналу-ор­ деру.

В тех случаях, когда расходы по какому-либо пер­ вичному документу относятся к одному магазину (отде­ лу) или складу, то запись производят одной строкой.

46

Если же по документу произведены расходы для не­ скольких магазинов, то их сначала надо распределить между этими магазинами; сам расчет или справка о рас­ пределении обязательно прикладываются к этому доку­ менту. На некоторых документах, где это возможно, це­ лесообразно расчет распределения составлять непосред­ ственно на самих документах; на обороте или на свобод­ ных полях, которые не используются при подшивке. За­ тем на основании этого расчета производят записи от­ дельно по магазинам, как это сделано в приведенной ниже ведомости по' счету 245 на примере магазинов № 7 и 16.

Линия разреза

И т. д.

Составил бухгалтер_______________________

В таком порядке ведомость заполняется в течение от­ четного месяца, точнее, пока не закончено составление журнала-ордера по тому или другому счету.

47

После того как журнал-ордер составлен, в ведомости по гр. 7 подсчитывается итог за месяц; совпадение итога с суммой, относимой по журналу-ордеру в дебет суб­ счета «Издержки обращения предприятий розничной торговли» показывает, что ведомость аналитических дан­ ных составлена правильно. Таким образом, бухгалтера контролируют правильность записей по мере заполне­ ния журналов-ордеров, не ожидая составления Главной книги.

Первые экземпляры сверенных ведомостей передают­ ся в тот отдел централизованной бухгалтерии, который учитывает финансовые результаты; вторые экземпляры прикладываются к соответствующим журналам-ордерам и используются для возможных проверок, справок и уточнений.

Как видно, ведомость аналитических данных об из­ держках обращения строится по принципу однострочных записей, т. е. каждая строка отводится для одного вида расходов того или другого магазина.

В финансово-расчетном или общем отделе централи­ зованной бухгалтерии ведомости разрезают на одно­ строчные записи, которые затем группируют по шифрам магазинов и складов (гр. 2). Таким образом, сгруппи­ рованные однострочные записи с одним и тем же шиф­ ром позволяют выявить общую сумму издержек обраще­ ния по магазину. Однако важно знать не только общую сумму издержек обращения, по и их аналитический раз­ рез. Для этого по каждому магазину однострочные за­ писи необходимо сгруппировать по номерам статей из­ держек обращения по учетной номенклатуре (гр. 5). Для удобства работы с однострочными записями целе­ сообразно для каждого магазина иметь обычный кон­ верт из прочной бумаги, где и хранить их.

На практике часто приходится по однострочным за­ писям наводить справки и уточнения. Для облегчения и упрощения этой работы сначала по данным гр. 8 уста­ навливается номер журнала-ордера, в котором произве­ дена запись, потом поднимается второй экземпляр ведо­ мости аналитических данных и по порядковому номеру (гр. 1) находится соответствующая запись. Если же не­ обходимо обратиться непосредственно к первичному до­ кументу, тогда для его нахождения используют данные гр. 3 и 4.

48

Если в централизованной бухгалтерии торга все ма­ газины подразделены на учетные группы и по каждой из них составляются журналы-ордера по ряду счетов, на­ пример. «Касса», «Товары» и др., а по итоговым данным составляются сводные журналы-ордера в целом по тор­ гу, то для нумерации однострочных записей (гр. 1) для каждой учетной группы целесообразно закрепить на весь год определенное количество порядковых номеров, на­ пример: для первой учетной группы — с 1 по 300, для второй — с 301 по 500 и т. д. Такая система нумерации крайне необходима, ибо обеспечивает простоту и макси­ мально сокращает время для нахождения нужного до­ кумента в огромной массе документов.

Использование ведомости аналитических данных об издержках обращения позволяет отказаться при состав­ лении журналов-ордеров и разработочных (накопитель­ ных) ведомостей к ним от группировки издержек обра­ щения в этих регистрах по статьям учетной номенклату­ ры; в этих регистрах записи достаточно производить об­ щей суммой в дебет субсчета «Издержки обращения предприятий розничной торговли».

Поскольку бланков ведомостей аналитических дан­ ных ежемесячно требуется значительное количество, их необходимо изготовлять типографским способом.

Однострочные записи, сгруппированные по магазинам и складам, а также по статьям учетной номенклатуры издержек обращения, используются для составления ежемесячных отчетов по издержкам обращения по каж­ дому магазину и складу и, кроме того, для составления сводной ведомости издержек обращения.

Для более действенного контроля за расходами и проверки правильности отнесения тех или иных расхо­ дов на конкретный магазин необходимо ежемесячно зна­ комить заведующих магазинами с однострочными запи­ сями.

После ознакомления. и проверки заведующие ма­ газинами должны вернуть их в централизованную бух­ галтерию торга, где однострочные записи хранятся как регистры аналитического учета.

Следует отметить, что группировка издержек обра­ щения по хозрасчетным магазинам и складам при по­ мощи однострочных записей сравнительно легко под­ дается механизации на счетно-клавишных машинах.

49