Файл: Эффективность менеджмента организации.pdf

Календарный план проекта представлен в приложении 1.

В приложении 2 показана иерархическая структура работ по данному проекту.

Содержание проекта включает более 20 операций и задач, которые рационально распределены между участниками команды проекта.

На этапе контроля и завершения проекта директор проверяет результаты, сравнивает результаты с планом работ.

Содержание контроля проекта состояло в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Проблемы данного проекта:

• Сроки и бюджет проекта были строго ограничены (бюджета не хватало).
• Пришлось привлекать внештатных специалистов.
• На предпоследнем этапе проекта были задействованы 6 человек.
• Риски проекта были значительными (цена на покупку склада, удаленность помещения от основного офиса)

Отдельное место в проекте занимала логистика.

Перечислим типичные ошибки при организации работы склада:

1. Нерациональное использование помещения
2. Ошибки при доставке и транспортировке товара.
3. Проблемы с программой 1С. Во время реализации проекта программа была переустановлена, перестановка повлекла за собой потерю рабочего времени – 12 часов.
4. Устаревшее погрузочное оборудование

В начале 2019 года в компании была проведена диагностика социально-психологического климата ООО «Нелт-Ритейл». Ответственным лицом был назначен специалист по работе с персоналом.

За месяц исследований специалист установил, что в компании имеются пробелы в развитии климата организации, требуется внедрение мероприятий по улучшению социально-психологического климата (далее – СПК).

Сейчас в компании реализуются следующие проекты: проект по улучшению СПК и маркетинговый план.

Проведем сравнительный анализ 3 проектов по бюджету, срокам и трудозатратам (см. рисунки 4,5):

Рисунок 4 - Анализ бюджета по 3 проектам, руб.

Анализ показывает, что наиболее затратным по бюджету был проект по открытию нового складского помещения. В этом проекте приняли участие в общей сложности 11 человек.

Рисунок 5 – Анализ трудозатрат по 3 проектам, чел\час.

Наиболее продолжительным проектом является проект по улучшению СПК, который еще не завершен. В нем приняли участие всего 2 человека.

Таким образом, была рассмотрена общая деятельность компании, ее специфика и направления. Затем, кратко были проанализированы 3 последних крупных проекта в ООО «Нелт-Ритейл»: проект по открытию нового складского помещения, проект по маркетингу и проект по улучшению социально-психологического климата в компании. Проект по открытию офисно-складского помещения был рассмотрен подробно. В ходе анализ каждого из проектов были обнаружены проблемы в их реализации, которые будут описаны в следующей главе.

Глава 3. Совершенствование функций в системе управления ООО «Нелт-Ритейл»

3.1 Выявление проблем в реализации функций системы управления в ООО «Нелт-Ритейл»

В ходе проведенного анализа реализации проектов в ООО «Нелт-Ритейл» были выявлены ряд проблем:

1. Ограниченность бюджета и сроков проекта.
2. Нехватка штатных специалистов (неполное формирование команды).
3. Нерациональное распределение обязанностей и ответственности участников проекта.
4. Высокие риски проекта.
5. Участие руководителя в проекте минимизировано.
6. Большие ременные затраты на реализацию проектов.
7. Контроль реализации проекта практически отсутствует.
8. Наличие проблем в социально-психотическом климате организации.
9. Недостаточная квалификация некоторых участников проекта.

Рассмотрим пути решения обозначенных проблем:

1. Необходимо планировать бюджет более сбалансированно.
2. Команда проекта должна быть более расширенной (лучше больше ответственных лиц, чем меньше).
3. Риски проекта необходимо рассчитывать более подробно, заранее составлять план их устранения.
4. Расширить участие руководителя не только на начальном и конечном этапах проекта, а на всех этапах проекта.
5. Для сокращения временных затрат следует вовлекать больше специалистов в команду проекта.
6. Пересмотреть процесс контроля реализации проекта.

Обязательно для рационального и эффективного выполнения функций управления проектом необходимо построение матрицы ответственности участников проекта.

Матрица ответственности решает задачу демонстрации межорганизационного или межгруппового взаимодействия и, как следствие, позволяет избежать недоразумений, которые время от времени возникают в проектах между подразделениями и организациями из-за неясности, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам и кто должен принимать по ним решение, а кто - непосредственно реализовать принятую резолюцию.

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует учитывать следующие моменты:

Роль в проекте (проектная роль) - определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).

Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте.

Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.

Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.

Контроль, как неотъемлемая управленческая задача руководителя, распространяется исключительно на непосредственных подчиненных, на то, как они решают профессиональные и управленческие задачи.

Сотрудник также обладает правом быть проконтролированным, поскольку контроль составляет основу оценки результатов его труда. Контроль утверждает количество и качество выполненных сотрудником работ.

Каждый руководитель должен сам осуществлять возложенный на него контроль подчиненных ему сотрудников. Контроль своих сотрудников нельзя делегировать другим руководителям и коллегам.

Нельзя допустить, чтобы контроль стал помехой производственным процессам. Он должен быть эффективным, т.е. ожидаемый от контроля результат должен оправдывать понесенные в связи с его выполнением затраты. При необходимости руководитель корректирует поведение сотрудника, занимающего должность, и направляет его действия в русло общей линии, ведущей к цели.

Текущий контроль руководителя направлен на то, чтобы выяснить, правильно ли с профессиональной и управленческой точки зрения поступил сотрудник в конкретной ситуации, и тем самым получить представление о методах работы и поведении сотрудника.

Рисунок 6 – Сущность контрольной деятельности

С помощью итогового контроля руководитель определяет, какие позитивные и негативные результаты были получены за определенный период. Тем самым он подводит итог всей деятельности сотрудника за продолжительный период целиком и проверяет, соответствует ли результат поставленным целям.

3.2 Разработка рекомендаций по повышению функционирования системы управления в ООО «Нелт-Ритейл»

В ходе проведенного анализа было также установлено, что эффективному выполнению функций и обязанностей при реализации проектов в ООО «Нелт-Ритейл» препятствует наличие проблем в социально-психотическом климате организации, также недостаточная квалификация некоторых сотрудников компании.

Для решения выявленных проблем необходима организация системы управления персоналом в компании.

Так как в организационной структуре данной компании отсутствует отдел работы с персоналом, предлагаем проект по его организации.

В структуру отдела будут входить: начальник отдела, 3 менеджера по работе с персоналом.

Система кадровой работы в отделе будет автоматизирована, что облегчает и ускоряет следующие аспекты кадровой работы:

• Составление отчетной документации;
• Составление личных карточек работников;
• Прием, перевод, увольнение и обучение сотрудников;
• Сбор и анализ статистической информации;
• Ведение архива компании в электронном виде;
• Формирование шаблонов индивидуальных и групповых приказов по отделу кадров и их печать.

Данная система достаточно полно автоматизирует большую часть документооборота отдела кадров, а также поисковую работу по подбору кандидатов и управлению персоналом в целом.

Основное направление деятельности отдела – обеспечение коммуникаций и сотрудничества с персоналом всех уровней в ООО «Нелт-Ритейл».

Важно также уделить внимание повышение квалификации работников отдела персонала в ООО «Нелт-Ритейл». Это нужно для того, чтобы обеспечить рост их профессионального мастерства, повысить знания, совершенствовать навыки и умения для выполнения более сложных работ в условиях развивающегося рынка услуг.

Повышение квалификации возможно посредством нескольких способов: получение дополнительного образования в высших и средних специальных учебных заведениях; направление работников на курсы повышения квалификации; обмен знаниями и опытом. Повышению уровня квалификации персонала может способствовать внедрение следующих мероприятий:

1. Направление работников на курсы повышения квалификации в специализированные учебные центры.
2. Приглашение в организацию специалиста-тренера, который будет осуществлять практическую работу с работниками без отрыва от производства для усовершенствования их трудового потенциала.
3. Разработка программы материального стимулирования и карьерного роста, используя очередное повышение квалификации.

Наиболее приемлемым блоком для внедрения в деятельность ООО «Нелт-Ритейл» и развития системы управления персоналом организации, является «разработка программы карьерного роста и материального стимулирования по средствам очередного повышения квалификации». Это мероприятие полноценно охватывает все потребности ООО «Нелт-Ритейл» в управлении человеческими ресурсами внутри организации. Данный блок равноценно приемлем как для специалистов офисного сектора, так и транспортного отдела.

Повышение квалификации работников является одним из основных факторов совершенствования управления персоналом на предприятии. Общее повышение изучаемого показателя способствует экономии количества персонала, значительному увеличению производительности труда. Это является интенсивным фактором развития производства, что также благоприятствует росту трудового и экономического потенциала организации. Нововведением, которое предлагается ввести в ООО «Нелт-Ритейл», является усовершенствованная система аттестации сотрудников. Разработан следующий порядок проведения аттестации:

• Разработка процедуры аттестации.
• Доведение до сведения аттестуемых описания процедуры аттестации.
• Проведение самой аттестации.
• Определение результатов аттестации.

Предлагается внедрение многосторонней деловой оценки персонала, достигаемой посредством использования так называемых «оценочных листов», которые должны заполнить все участники процесса деловой оценки. «Оценочные листы» заполняют все стороны-оценщики (непосредственное руководство, коллеги, подчиненные, сотрудники смежных подразделений, которые имеют рабочие контакты с оцениваемым сотрудником).

Все заполненные бланки будут направляться в отдел кадров для подготовки аттестации. Непосредственный руководитель аттестуемого дает собственное заключение по работе своего подчиненного в службу управления персоналом.

Для организации отдела потребуется отдельный офис (помещение), инвентарь, оргматериалы.

Устав проекта представлен в приложении 3.