Файл: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата.doc

Основополагающее влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе Российской Федерации.

---

1.2 Сущность документационного обеспечения организационо-правовых документов

Организация документационного обеспечения управления является гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности аппарата управления, высокой конкурентоспособности предприятия.

В условиях современного технического прогресса наиболее эффективной системой является электронный документооборот.

Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация [20, с.28].

Конкуренция способствует постоянному мониторингу новых продуктов в области технологий и технологий.

Консолидация информации во времени называется документами, а деятельность по их формированию-документационным обеспечением управления.

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения основных правил регистрации, контроля за исполнением и организации работы с деловыми бумагами компания готовит специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают, что единая система документации обязательна для всех сотрудников. Правовой уровень присваивается документу с набором обязательных элементов.

Объектом является документы по отдельности, а также вся система, предметом является оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Задачами данного направления являются отражение управленческой и производственной деятельности предприятия в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отлаженная процедура с документами не будет отвлекать специалистов от их основных профессиональных задач.

Существует несколько видов организации офисной работы, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает ее:

централизованно-все документы обрабатываются в офисе, общем отделе;

децентрализованные офисные операции разделены между департаментами;

смешанный-прием и регистрация документов осуществляется в одном месте, а хранение и формирование дел децентрализовано.

Формат офисной работы выбирается с учетом размера компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, используют первый тип.

---

Процесс документирования управленческих решений состоит из 3 этапов:

предоставление достоверной информации;

создание административного документа;

контроль за сроками.

Основные требования к организации документооборота:

немедленное перемещение документов, их целенаправленное регулирование;

процесс обработки однотипной документации должен быть как можно более монотонным;

исключение необоснованного движения ценных бумаг;

одноразовые операции целевого назначения.

Принятие управленческого решения начинается с получения информации, ее обработки и дифференциации. Эти компоненты тесно связаны с управленческой документацией.

Полученные данные, а также их количество и производительность влияют на экономический эффект [18, с.75].

На предприятиях, где направление работы с деловыми бумагами не отлажено, значительно ухудшается управленческая деятельность, от нее напрямую зависит эффективность и надежность приема и передачи данных, грамотный и быстрый поиск, хранение и применение документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ, они часто допускают ошибки при попытке его автоматизации. В такой ситуации выбор методов автоматизации является центральной проблемой.

Наиболее распространенным направлением в решении этого вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: клерка, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ-менеджера. В этом методе слабым местом системы является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Если перед директором юридического лица поставлена задача создания эффективной среды обработки данных и повышения качества управления, то необходимо придерживаться следующих позиций::

совершенствование направления подготовки и обработки документальной информации путем создания системы документационного обеспечения предприятия;

выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный подбор программных пакетов.

Координация всей системы делопроизводства и ее методическое обеспечение регулируются Федеральным архивным агентством.

Разработка форм находится в ведении департамента Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

---

Офисные работники должны обращать внимание на положения законов и нормативных актов:

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125;

Приказ Министерства культуры № 526 от 31 марта 2015 года;

ГОСТ Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87.

Методические рекомендации по оформлению инструкций по делопроизводству также предлагает Росархив.

Анализируя и оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства в России, можно отметить, что не существует единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, выданную и применяемую в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И, как следствие, отсутствие единого подхода к этому вопросу. Иногда работа с документацией регулируется высшими государственными органами и руководством.

Основополагающее влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе Российской Федерации.

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, отправки или ввода в действие. Существует три основных потока документации:

- документы, полученные от других организаций (входящие);

- документы, отправленные в другие организации (исходящие);

- документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в процессе управления (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, обрабатываются:

- первичная обработка;

- предварительный обзор;

- регистрация;

- обзор руководства;

- передача для исполнения.

Электронный документооборот.

В некоторых организациях внедрена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, в которой хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержка браузера определяется разработчиком созданного интерфейса). Доступ возможен как по локальной сети (внутренней), так и по Интернету (внешней).

В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, нет единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, создаваемую и используемую компанией. Поэтому единого подхода к вопросам управления офисом не существует. В некоторых случаях вопросы работы с документами регулируются высшими государственными органами и руководством. Но основное влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы собирают и хранят документы, отражающие материальную и духовную жизнь ее народов, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение [11, с.42].

---

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ-это правовой акт, определяющий порядок формирования, обязанности и организацию работы этого подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, работающих в службе ДОУ.

Должностная инструкция является основным организационным документом, регулирующим разделение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования при выполнении отдельных операций.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

- Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

- ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

- Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Основные организационные структуры службы ДОУ:

Секретариат - это структурное подразделение, созданное для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителей; секретариат совета; бюро протокола.

В функции секретариата входят: предварительное рассмотрение и подготовка к отчету руководителю полученных им документов; подготовка отдельных документов по указанию руководителя проекта и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и обслуживание документации совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

---