Файл: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата.doc

Системы полнофункциональные. Представляют собой системы автоматизации предыдущей группы, но с функцией подготовки отчетности для вышестоящего начальства или для контролирующих организаций. Обладают возможностью ведения статистики.

На деле современные системы автоматизация в сфере управления персоналом включают шесть функциональных блоков. Они в свою очередь распределены по трем технологическим уровням – операционному, пользовательскому, стратегическому. В большинстве программных продуктов первый и второй уровень достаточно развиты, тогда как третий находится в стадии технологической проработки. И не всегда лидерами в системе стратегического управления персоналом выступают масштабные фигуры мирового рынка.

По данным компании:

30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов;

секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;

у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;

6% бумажных документов безвозвратно теряются;

на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;

каждый внешний бумажный документ копируется до 20 раз.

В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это деньги.

Правильное использование ресурсов – залог эффективного управления.

Автоматизированный документооборот позволяет получить ключевые преимущества:

рост производительности труда сотрудников на 25-50%;

сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;

уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Чем больше сотрудников работает с информацией в электронном виде, тем больший экономический эффект принесет проект внедрения ЕВФРАТ-Документооборот.

Количественные показатели позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке:

сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям);

ускорение информационных потоков (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов

---

, ускорение средней скорости распространения информации);

экономия стоимости ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).

Качественные показатели – это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации:

повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы);

снижение рисков (документы не теряются, быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок);

изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы, повышение качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, объединение накопленных корпоративных знаний, повышение привлекательности для инвестиций, повышение лояльности сотрудников).

Использование автоматизированного документооборота обеспечивает экономию ресурсов организации, улучшение деловых коммуникаций во внешней и внутренней среде компании, обеспечивает увеличение прибыли за счет повышения производительности труда сотрудников и уменьшения рисков получения убытков.

---

Заключение

Организационно - правовые документы- совокупность взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положение о структурных подразделениях, коллегиальных и консультативных органах учреждения; положение о работе коллегиальных и консультативных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по определенным видам деятельности, которые необходимо регулировать (например, инструкции по документообороту); должностные инструкции для сотрудников, правила, памятки и т.д.

Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и взаимодействие труда между подразделениями и сотрудниками. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, считаются бессрочными и действуют до тех пор, пока они не будут отменены или пока не будут утверждены новые. В стабильно функционирующем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо необходимые изменения и дополнения в них вносятся распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Организационные документы определяют:

- организационно-правовая форма организации, структура управления;

- численность персонала, состав (номенклатура) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

---

- полномочия консультативных органов управления организации;

- положения о руководящем персонале организации;

- лицензирование деятельности;

- режим работы и системы безопасности;

- организация и оценка работы сотрудников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

Организационно-правовые документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, которые хорошо осведомлены о работе учреждения в целом и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги со всеми необходимыми реквизитами: наименование учреждения и / или подразделения (если документ утвержден руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, печать об утверждении. Датой принятия организационно - правового документа является дата его утверждения.

Документы юридической группы имеют некоторые общие характеристики. Помимо того, что именно через них реализуются нормы административного права в рамках акционерного общества, можно также отметить следующее:

1. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует процедура их разработки, разработки, уточнения и утверждения, конкретизированная в плане сроков и последовательности реализации.

2. Реализация организационно-правовых документов всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно-правовые документы являются документами бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до их отмены (введения новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном функционировании акционерных обществ большинство организационно-правовых документов оформляется примерно раз в 4-6 лет. Гораздо чаще (в среднем 1 раз в год) уточняется содержание рассматриваемых документов.

4. Организационно - правовые документы-документы прямого действия, которые, как правило, затрагивают комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

---

6. Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются одинаковыми для всех документов этой группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенные шрифты и так далее).

Деятельность любого предприятия изначально регулируется организационно - правовыми документами, к которым относятся: Устав предприятия-свод правил, регулирующих деятельность организаций, их отношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав-это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав является частью единой системы организационно - распорядительной документации и имеет установленную текстовую структуру.

---