Файл: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата.doc

номера банковских счетов, адрес электронной почты и др.);

Наименование вида документа;

Дата подписания или утверждения;

Регистрационный номер;

Место составления или издания;

Гриф ограничения доступа;

Адресат;

Гриф утверждения;

Резолюция;

Заголовок к тексту;

Отметка о контроле (срок исполнения);

Основной текст;

Отметка о наличии приложений;

Подпись (наименование должности и Ф.И.О.);

Гриф согласования;

Виза;

Печать;

Отметка о заверении копии;

Отметка об исполнении;

Отметка о поступлении;

Идентификатор электронной копии.

Правила оформления и использования организационных документов должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству компании с учетом положений учредительной документации;

Правом подписи таких служебных бумаг обладает единоличный исполнительный орган (директор или президент). В некоторых случаях право подписи предоставляется другим должностным лицам, что прописывается в приказе о распределении обязанностей.

Ввиду большого объёма документации уделяется достаточно большое внимание организации документооборота, и в связи с этим создается в больших организациях специальное подразделение - канцелярия, осуществляющее в целом работу с документами, контроль за правильностью движения документов и работы с ними, а также осуществляющее разработку документов организации, затрагивающих вопросы делопроизводства. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот делится на несколько частей - потоков. Документопотоки - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Документопотоки характеризуются:

• 
  содержанием или функциональной принадлежностью, то есть другими словами тем составом документов, которые в него входят и тем составом информации, которая в этих документах сосредотачивается;
  
• 
  структурой, которая определяется видами документов, их авторством, справочными данными и другими признаками;
  
• 
  режимом, который определяется периодами движения;
  
• 
  направлением, которое зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: документы, которые регистрируются и которые не регистрируются, по которым ведется контроль и которые не подлежат контролю;
  
• 
  объемом, который определяется тем количеством документов, которые проходят.
  

---

Выделяют 3 документопотока:

• 
  входящие (поступающие) документы;
  
• 
  исходящие (отправляемые) документы;
  
• 
  внутренние документы.
  

Документопоток входящих (поступающих) документов составляют различные письма, документы, отражающие хозяйственную деятельность (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, счета и прочие документы), документы, которые затрагивают вопросы, касающиеся каких-либо юридических аспектов деятельности (различные исковые заявления претензии, уведомления), обращения граждан - предложения, заявления, жалобы, документы органов власти и управления (приказы, письма, постановления Правительства, Министерства обороны РФ).

Документопоток исходящих (отправляемых) документов составляют ответные письма, всевозможная отчетность, справки, заявки, предложения, претензии, акты и заключения на изделия, перечни и другие документы.

Документопоток внутренних документов составляют документы, которые проходят внутри организации и отражают её внутреннюю деятельность - приказы, распоряжения, совместные решения, служебные записки. К внутренней документации также относятся планы, графики, отчеты, справки отчетного характера, сводки, программы, должностные инструкции, положения, правила, документы по учету кадрового состава, оборудования, материальных и денежных средств, различные протоколы, акты и другие документы.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передаче на архивное хранение. Отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа [18, с 15].

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Организационная структура ООО «Серпуховрыба+» (рис. 1)



Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Серпуховрыба+»
Аппарат управления состоит из руководителей высшего и среднего звена. К руководителям высшего звена относится Директор и Главный бухгалтер. Руководители среднего звена – это администраторы торгового зала.

---

Управление коммерческой службой осуществляет директор магазина. Он определяет план продаж, распределяет функционал, контролирует достижение плановых показателей на основании отчетности. Функции операционного управления магазином выполняют администраторы. Они организуют работу продавцов-консультантов и кассиров, контролируют соблюдение стандартов обслуживания покупателей, собирают предложения и пожелания клиентов по ассортименту.

Товаровед по заказу ведет работу с поставщиками, анализирует продажи, комплектует заказы, формирует, оформляет и архивирует сопроводительную документацию: товарные накладные, счета-фактуры, договора поставки и т.д.

Начисление заработной платы, а так же произведение налоговых и иных социальных отчислений ведет главный бухгалтер.

---

3.3 Диагностика на примере ООО «Серпуховрыба+» документационного обеспечения предприятия и меры по улучшению документационного обеспечения организационно-правовых документов

Обязательным компонентом хорошей стратегии развития компании является обоснованная система автоматизации управления персоналом. Работа сотрудников – это мощный и значимый с точки зрения экономических показателей потенциал компании, которым надо уметь пользоваться грамотно. Выполнение штатных должностных обязанностей и оперативных производственных задач должно осуществляться планомерно и точно. Там, где внедрены автоматизированные системы работы с кадрами, руководитель компании и специалисты быстрее и эффективнее справляются с потоком дел. Но и этого сегодня недостаточно.

Мало просто рассчитывать количественные показатели, требуется учитывать еще и качество работы сотрудников.

У комплексной автоматизированной системы управления персоналом расширенный функционал. Под ее контролем находится масса производственных процессов, операций по расчету и аналитике, имеющих отношение ко всему, что характеризует взаимодействие штатных работников и компании (от оплаты труда до карьерного роста и повышения уровня мастерства).

Какие главные задачи решают автоматизированные системы?

1. 
   Упорядочение расчетов и учета операций, которые имеют отношение к управлению персоналом.
   
2. 
   Снижение потерь, возникающих при текучке кадров.
   

Эффект в первом случае налицо. Благодаря автоматизации и наличию объединенной информационной базы все действия осуществляются быстро, а главное, расчеты, статистика и аналитика ведутся всегда правильно.

С оценкой результатов второй задачи не все просто, но они тоже приносят свой эффект. Автоматизация процессов управления персоналом дает возможность руководителю строить кадровую политику не наобум, а опираясь на точный и всеобъемлющий анализ персональных показателей сотрудников.

Благодаря информационным системам управленческие решения становятся эффективнее, целенаправленно осуществляются перемещения штатных единиц, обучение персонала, формирование мотивационных стратегий. В итоге компания не только сохраняет ценные кадры, но и создает перспективным работникам условия для карьерного роста и еще более результативной деятельности.

---

Процесс автоматизации управления персоналом пришел на российский рынок с Запада и активно внедряется в экономику.

В настоящий момент автоматизация управления персоналом – это необходимая система на предприятиях различного профиля. Особенно пользуются спросом несложные и доступные решения, имеющие оптимальное соотношение цена–качество.

Принято говорить о трех уровнях систем, на которые их условно делят в зависимости от степени автоматизации процессов.

К системам первого уровня относятся продукты, которые помогают автоматически начислять заработную плату. Это типовые решения для очень узкого круга потенциальных пользователей. Функционал таких продуктов ограничен, а настройка в перспективе не предусмотрена.

Ко второму уровню относят системы для автоматизации кадрового учета. Это решения с более продвинутым функционалом (можно дополнять), позволяющим упорядочить кадровую политику и вести ее грамотно.

Самые передовые – это системы третьего уровня. С ними можно не только рассчитывать оклады, премии и надбавки, но также вести кадровый учет, а еще осуществлять разработку персональных обучающих программ, собирать характеристику специалистов, осуществлять аттестацию и заниматься планированием продвижения.

Обычно программы третьего уровня являются частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP). Впрочем, они могут функционировать и самостоятельно.

Есть еще одна классификация систем автоматизации управления персоналом – на основе состава функций.

Она предусматривает разделение на пять групп.

Системы расчетные. Предназначены для исчисления заработной платы, премий, вычетов, расходов в рамках командировок и т. п.

Системы учетные. Используются при создании штатного расписания, кадровых отчетов, контроле за командировками, отпусками, больничными, ведении личных дел.

Системы учетно-расчетные объединяют функционал первой и второй групп.

Системы с неполной функциональностью. Эта группа состоит из программных продуктов, которые обладают не только учетно-расчетными функциями, но позволяют управлять мотивацией, анализировать эффективность работы сотрудников, осуществлять оценку профпригодности работников и аттестацию, планировать штатные перестановки и в целом нацелены на улучшение методик управления персоналом.

---