Файл: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата.doc

2.2 Разработка структуры и штатного расписания

Штатное расписание по единой форме т-3 используется компаниями и предприятиями для организации информации о структуре персонала, численности сотрудников, окладах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у индивидуального предпринимателя, если у него есть штат сотрудников. У работодателей и кадровых работников часто возникают вопросы, связанные с обязательной единой формой т-3, ее заполнением, внесенными изменениями и утверждением нового штатного расписания.

Штатное расписание может быть полезно хозяйствующему субъекту при выполнении следующих задач::

В нем прописана структура компании, отделов и подразделений. Взглянув на него, можно сразу получить представление о системе подразделений компании.

Он содержит информацию об общем количестве сотрудников во всей компании, в каждом подразделении и о том, сколько единиц персонала содержит каждая должность.

Предоставляет информацию о том, какая система оплаты труда была принята для сотрудников каждого отдела, цеха и т.д.

Фиксирует размер надбавок по персоналу.

С помощью этой статьи вы можете легко отслеживать количество вакантных должностей.

Таким образом, нет необходимости умалять ценность такого документа, как SHR, организация и ее отдел кадров, если таковые имеются.

Компания может самостоятельно выбрать срок действия штатного расписания. Составляют его в большинстве случаев в течение 1 года. Если организация небольшая, с небольшим количеством сотрудников и не активно развивается, то штатное расписание может функционировать в течение нескольких лет. В крупных организациях, штат которых стремительно растет, документ заполняется ежегодно.

Если в течение года появятся новые должности, изменится количество штатных единиц, названия вакансий и заработная плата, то документ может быть изменен и дополнен. Это делается путем издания специального приказа (мы обсудим его ниже) и внесения изменений в СР.

Штатное расписание в форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Все унифицированные формы перестали быть обязательными для использования в работе с января 2013 года. С этого момента менеджерам компаний было предоставлено право работать с самостоятельно созданными формами. Появилась возможность добавлять новые детали в существующие унифицированные формы.

---

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют форму Т-3, так как она знакома многим бухгалтерам, кадровикам с опытом работы, сотрудникам аудиторских подразделений и содержит все необходимые данные. И какой смысл изобретать велосипед?

Форма штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Давайте посмотрим, как заполнить каждый из них.

Прежде всего, укажите название компании. Он должен соответствовать тому, что написано в свидетельстве о регистрации. Если "имя" содержит латинские буквы или слова, то это должно быть указано. Если регистрационный документ содержит краткое и полное имя, то вы можете ввести любое из них в СР.

Далее напишите код ОКПО, номер документа и дату его составления. Затем следует указать период работы. Обычно пишется только дата утверждения, поскольку дата окончания не всегда известна, так как график может быть изменен путем создания нового документа в ходе работы компании.

Основная часть

Эта часть содержит таблицу. Давайте посмотрим, как правильно заполнить каждую колонку из 10.

Колонка 1. Здесь необходимо ввести название структурного подразделения. К ним относятся мастерские, отделы и филиалы. Удобнее указывать подразделения в документе в иерархическом порядке. Например, в первую очередь укажите администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим управлением. Далее вводятся отделы, выполняющие основные задачи предприятия, например, производство, сбыт и т.д. В последнюю очередь введите подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи сервисного характера. Например, это склады, отдел снабжения.

Колонка 2. Вам необходимо ввести код структурного подразделения. Номер присваивается работодателем. Как правило, это делается следующим образом: главному отделу присваивается код "01", входящим в него отделам-коды "01.01", "01.02" и т.д. Таким образом, вы можете указать место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Колонка 3. Здесь вы можете найти информацию о должности гражданина, категории, квалификации. Если вы можете выбрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных категорий), то лучше выбрать именно его. Поскольку он функционирует с 1994 года, многие профессии и должности устарели, а новые не были введены.

---

Выбрать имя из этого справочника следует обязательно в том случае, если сотрудник имеет право на какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Колонка 4. Здесь для каждой должности необходимо отметить количество штатных единиц. Если компания практикует неполный рабочий день, то число указывается в виде десятичных знаков: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д.Давайте проанализируем пример: в компании работают 2 дизайнера, один — полный рабочий день, второй — неполный рабочий день; в данном случае SHR пишет-1,5 штатных единицы.

Кроме того, вы можете добавить вакантные должности в SHR. Если вы планируете расширить штат сотрудников, то можете ввести их в документ заранее, чтобы в дальнейшем не вносить в него коррективы.

Колонка 5. В этом поле необходимо указать тарифную ставку для каждой позиции, то есть зарплату за месяц.

Столбцы 6-8. Здесь вводятся данные о существующих в организации надбавках. Это могут быть бонусы, доплаты, выплаты стимулирующего и стимулирующего характера. В некоторых случаях они могут устанавливаться самим работодателем, а в некоторых уже введены Трудовым кодексом РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Размер надбавок может быть фиксированным или выражаться в процентах от заработной платы.

Колонка 9. В этом столбце необходимо отметить общую сумму, которая рассчитывается путем добавления графиков с пятого по восьмой для каждого сотрудника на конкретных должностях.

Колонка 10. Он указывает на примечания, если таковые имеются. Здесь вы можете ввести сведения о заказах по составу персонала и т.д.

Строка "Итого" в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и ежемесячный фонд заработной платы (общая сумма в девятой колонке).



Рисунок 1 – Пример штатного расписания
В конце руководитель отдела кадров (может называться по-разному) и главный бухгалтер предприятия или компании ставят свои подписи. Печать ставится по требованию руководства.

Штатное расписание вводится в работу работодателем с помощью приказа об утверждении штатного расписания. Руководство может утвердить сотрудников отдела кадров, бухгалтера, сотрудников юридического отдела в качестве ответственных за разработку и заполнение формы. Руководитель сам может нести ответственность, особенно если в компании нет большого штата сотрудников. Если работа по СР поручена конкретному лицу, то это должно быть указано в заказе. Кроме того, вы можете указать эту задачу в трудовом договоре с ним.

---

Даты утверждения, представления и создания документа могут отличаться. Не запрещается утверждать штатное расписание даже после его заполнения, а ввести его в эксплуатацию можно гораздо позже, чем оно составлено и утверждено.

Текст приказа должен содержать следующую информацию:

наименование хозяйствующего субъекта;

наименование и номер заказа;

место и дата создания документа;

даты утверждения графика, его введения в действие (здесь также следует отметить количество штатных единиц и ввести данные о месячном фонде заработной платы);

ФИО и должности лиц, которым поручено составление СР;

указание приложения к приказу — сам СР и его реквизиты;

подписи и должности руководителя и лиц, ответственных за составление документа.

Удобнее вводить штатное расписание в работу с 1-го числа месяца, так как штат оплачивается ежемесячно.

Чтобы изменить какие-либо данные в штатном расписании или внести новые, руководитель должен издать специальный приказ о внесении в него изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях: вам

нужно ввести новые подразделения или должности;

структура организации меняется;

вам нужно переименовать должности или подразделения;

изменения в ставках заработной платы и тарифов;

произойдет сокращение персонала.

Если нужно внести много изменений, имеет смысл составить новый СР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания приказа сотрудник отдела кадров или другой сотрудник, ответственный за составление штатного расписания, вносит в него все необходимые изменения.

Приказ может быть озаглавлен различными вариантами: "О частичном изменении штатного расписания", "О внесении дополнений в штатное расписание" и т.д.

Текст документа должен содержать стандартные сведения, такие как название, номер статьи, дата и место составления и т.д. В основной части укажите, какие именно изменения должны быть внесены, кто несет ответственность за выполнение данного заказа. Заполните текст подписью руководителя и лица, ответственного за составление графика.

Если в компании вводится новое штатное подразделение, то в этом случае следует изменить сам штатный график. Для этого руководитель также издает приказ о введении новой должности. Процедура начинается с подготовки памятки о введении нового штатного подразделения работодателю. Он составляется руководителем отдела, в котором требуется новое штатное подразделение. В примечании должны быть указаны все причины такого решения, а также статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

---

Если новый сотрудник не принадлежит ни к одному из существующих отделов или он будет отчитываться перед руководителем компании, то начальник отдела кадров сделает памятку. Кроме того, он может приложить к нему готовый приказ, который, просмотрев все бумаги и приняв решение, руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии направляются в бухгалтерию и отдел, где вводится новое штатное подразделение.

Изменения в штатном расписании также потребуются в случае сокращения штата (определенные должности удаляются) или количества сотрудников (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно статье 180 Трудового кодекса Российской Федерации, необходимо предупредить работников о предстоящем расторжении трудового договора в соответствии с пунктом 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации за 2 месяца до этого. Это делается путем вручения уведомления о сокращении персонала.

При этом необходимо издать приказ, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей или сотрудников, а также другой приказ — об утверждении нового СР, или это может быть один документ, в который будет включен пункт об утверждении нового СР. Он вводится в эксплуатацию после расторжения трудовых договоров.

Работник может запросить такой документ, чтобы представить его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать в выдаче этого документа своему сотруднику, так как работник имеет право получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Заявление составляется работником кадровой службы, заверяется ее работодателем, руководителем кадровой службы и сотрудником, составившим документ. Сотрудник, запросивший заявление, также ставит свою подпись.

---