Файл: Кадровая стратегия в системе стратегического управления организацией (Классификация и концептуальные подходы).pdf

Процедура постановки задач в компании осуществляется строго по вертикали от Учредителя компании.

Управление процессом выполнения задач осуществляется "ответственным исполнителем" – директором ООО «Траст-Инфо». Процедура управления не регламентирована и не является общепринятой.

Координация взаимодействия между сотрудниками осуществляется на уровне личных связей. При передаче материалов от одного сотрудника к другому для рассмотрения и доработки необходимо постоянно поддерживать актуальность данной работы на уровне личных контактов с руководителем и сотрудниками. Неформальный порядок взаимодействия сотрудников подразделений между собой не является отрицательным сам по себе и даже способствует формированию командного духа, но значительно снижает эффективность деятельности, если параллельно не действует официальный порядок.

Каждый сотрудник ведет свой архив документации, единого архива в компании нет.

Информационные потоки в офисном помещении передаются посредством локальной сети. Информационный поток между офисом и телевизионным передающим пунктом (ППЦ) осуществляется путем фактической передачи водителем информации, записанной на электронном или бумажном носителе.

В сложившейся экономической и производственной ситуации данный тип управления является для ООО "Траст-Инфо" весьма логичным. Ведь при таком управлении есть преимущества: четкое разграничение ответственности и компетенции, простой контроль, быстрые и экономические формы принятия решения, простые иерархические коммуникации, персонифицированная ответственность.

Но из-за небольшого количества сотрудников, в случае продаж рекламных блоков контрагентам, возникает большая нагрузка на главного редактора, звукорежиссера и художника компьютерной графики. Чаще всего эти сотрудники находятся в «рутине», они выполняют разные функции, совмещающие в себе профессии других специалистов, которых нет в штате данной организации. И неизбежно при такой форме преобладает авторитарный стиль управления и большая нагрузка на руководителя.

2.2.Изучение системы стратегического планирования и управления исследуемого объекта.

В ООО «Траст-Инфо» разработан регламент проведения «сессий стратегического планирования и контроля».

Сессия стратегического планирования формирует цели и задачи компании, определяет стратегические планы компании. На Сессии принимаются наиболее важные решения в отношении деятельности компании. Фактически, Сессия задает направление всей деятельности и утверждает организационную политику, в соответствии с которой эта деятельность будет осуществляться.

Стратегия нужна для того, чтобы выйти на новый уровень и выйти из зоны комфорта.

В состав Сессии на постоянной основе входят Председатель сессии (учредитель), директор, главный бухгалтер, главный редактор. На заседании Сессии присутствует секретарь, который ведет протокол Сессии, а также могут быть приглашены, в качестве докладчиков, специалисты любых областей, для того, чтобы предоставить членам Сессии данные, необходимые для принятия решения.

Учредитель назначает дату проведения Сессии стратегического планирования и вопросы повестки дня. Перечень вопросов для сбора данных передается директору ООО «Траст-Инфо» учредителем за 60 дней до Сессии стратегического планирования. Сбор данных в исследуемом объекте напоминает проведение SWOT-анализа, где определяются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Кроме этого, на этапе сбора данных директор ООО «Траст-Инфо» описывает "идеальную картину" телекомпании. Это делается для того, чтобы понять какие есть отклонения от "идеальной картины". А потом на стратегическом планировании прорабатываются пути решения данных отклонений.

Перед началом проведения Сессии каждый из членов должен подготовить:

– графики главных статистик компании (за которые он несет ответственность);

– отчеты о финансовой деятельности компании, установленной формы (если член Сессии отвечает за область финансов);

– программы (за которые он является ответственным) с отмеченными выполненными задачами;

– копию протокола предыдущей Сессии с отметками о выполнении задач.

Председатель Сессии должен также иметь подготовленные предложения по стратегическим вопросам, требующие рассмотрения.

Стратегическое планирование проводится в первый понедельник октября и первый понедельник апреля каждого года.

Сессия проводится следующим образом:

1. Члены Сессии докладывают о результатах своей деятельности (председатель – последним):

– докладывают о выполнении задач по программам офиса учредителя (выполнение, своевременность);

– рассматривают графики главных статистик компании;

– объявляют состояние деятельности своего поста;

– сообщают главные данные о деятельности на посту (существующие ситуации, проблемы, достижения, важные новости, состояние рынка).

2. Председатель дает оценку деятельности, дает подтверждение достижениям, указывает на то, что требует улучшения.

3. Члены Сессии высказывают свои предложения по стратегическим вопросам (чтобы быть рассмотренными такие предложения должны быть описаны и розданы всем членам совета перед их обсуждением).

4. На Сессии принимаются решения в отношении стратегических планов и программ.

Все запланированные на Сессии действия секретарь вносит в протокол в виде перечня задач, с указанием исполнителя задачи и даты завершения. Сразу после окончания Сессии секретарь быстро печатает протокол и передает его на визирование Учредителю.

Учредитель проверяет протокол, визирует его и возвращает секретарю. После этого секретарь сохраняет оригинал протокола в папке Протоколов Сессий, а копию отправляет Учредителю и остальным членам Сессии.

На Сессии стратегического планирования составляется стратегический план. Стратегический план – это общая блестящая идея относительно того, как исправить найденное «почему» (в ситуации) и приблизить положение дел к идеальной картине или даже улучшить идеальную картину. Стратегический план содержит описание того, что должно быть достигнуто компанией или что должно быть устранено, и обязательно содержит описание способа, которым это должно быть достигнуто.

Стратегическое планирование проводится 1 раз в год. В ООО «Траст-Инфо» сбор данных стратегического планирования проводится с 1 по 30 сентября.

В сентябре и марте каждый понедельник проходит Сессия стратегического планирования, на которой в течение месяца разрабатывается стратегический план на год. В период сбора данных возможны внеочередные Сессии. В первый понедельник октября и апреля должен быть вынесен стратегический план на Сессию для утверждения.

Стратегическое управление в ООО "Траст-Инфо" состоит из двух фаз:

1. составить стратегический план;

2. постоянно контролировать выполнение программ и отдельных задач;

При написании стратегического плана руководство ООО «Траст-Инфо» использует «Шкалу тонов решений»:

- решения, которые можно реализовать;

- решения, которые невозможно реализовать;

- нерешительность;

- иррациональные решения;

- нерешительность;

- нет решения;

Основные шаги написания (составления) стратегического плана:

Шаг 1. Обновление формулировок целей и замыслов.

Шаг 2. Сбор данных, проведение исследования для определения ситуации (самого значительного отклонения от «идеальной картины» в компании).На этом этапе изучаются внешние и внутренние данные. Внешние данные: определение публики, положение дел на рынке, имеющиеся ресурсы, конкурентная среда, экономическая ситуация. Внешние данные собираются 1 или 2 раза в год перед стратегическим планированием. Внутренние данные: скорость роста компании, состояние сотрудников, активы компании, имеющиеся возможности для производства, объемы продаж по группам товаров, статистики компании. Данный шаг является основой для эффективного стратегического планирования. Главным критерием отбора информации является её полезность для проведения оценки, насколько успешно компания реализует свои замыслы или оценки препятствий на пути к основной цели. Для сбора информации формируется перечень необходимой информации и передается руководителям компании. В этом перечне должны быть ясно указаны вопросы, для ответа на которые должна быть собрана исчерпывающая и точная информация.

В шаге 2 есть еще 3 пункта:

1) Зачитываем идеальную картину компании;

2) Выписываем отклонения от идеальной картины;

3) Учредитель выделяет одну главную ситуацию;

Шаг 3. Формирование замысла плана. На этом шаге проводится «мозговой штурм», высказывание идей и побуждение к творчеству, но не руководство к действию. Признак хорошего «мозгового штурма» – это повышение настроения сотрудников. Главное в «мозговом штурме» – скорость и отсутствие критики. Основные

1. Доклад о том, каково положение дел (подготавливает Учредитель).

2. Высказать как можно больше идей, не ограничиваясь. Даже самые необычные идеи высказываются.

3. Запрещено оценивать и обесценивать идеи (только в момент «мозгового штурма»).

4. «Мозговым штурмом» необходимо управлять. Ведущий должен поддерживать скорость. Тот, кто хочет высказаться – поднимает руку.

После проведения «мозгового штурма» руководитель говорит: «Давайте проведем анализ идей, высказанных на мозговом штурме». На этой стадии определяется, какая из идей лучше и почему. Можно 2-3 идеи соединить в одну. Главное в «мозговом штурме» – получить замысел стратегического плана. Как только мы поймем, каков наш замысел, мы сможем на его основе построить стратегический план.

Шаг 4. Стратегия. Написание и разработка стратегического плана.

Исполнительный директор компании формирует планы на основании сформулированных на предыдущем этапе замыслов планов, учитывая имеющиеся ресурсы для их реализации. Окончательным документом этого этапа является описание стратегического плана (включающего все планы), которые Исполнительный директор составил. Важным моментом является то, что каждый из сформированных и описанных планов должен иметь определенную и измеримую цель или цели. В тоже время план должен ясно описывать, каким способом должна быть достигнута эта цель или цели. Описание плана должно быть исчерпывающим, чтобы руководители и сотрудники могли, только лишь изучив этот документ, понять смысл и цель каждого из планов. Планы должны быть описаны простым языком, чтобы понять суть мог любой сотрудник компании. Стратегический план отвечает на вопрос: «Как исправить главную ситуацию?»

Шаг 5. Тактика. Составление программы по одобренным стратегическим планам. Первый пункт этого шага – руководство ООО «Траст-Инфо» изучает разработанный стратегический план и обновленные цели, замыслы. Второй пункт — Исполнительный директор ООО «Траст-Инфо» и Учредитель разрабатывают перечень программ, выполнение которых приводит к реализации стратегического плана. При составлении этого перечня формулируются название и главная задача каждой из программ. Они согласовываются между собой, чтобы выполнение программ приводило к согласованным действиям по реализации плана. Для каждой из программ устанавливается приоритет и указывается период времени, когда эта программа должна быть начата и закончена. Таким образом, устанавливаются приоритеты, и становится ясно, какие программы должны быть написаны и утверждены в первую очередь. Третий пункт — ответственные за программы, разрабатывают те программы, выполнение которых должно начаться не позднее чем в течение месяца с момента публикации стратегического плана. Они передают эти программы на утверждение Учредителю. Этот шаг является завершенным в тот момент, когда эти программы получили одобрение и были взяты на контроль. Одобренной является программа, заверенная подписью учредителя.

Чтобы планы, программы, проекты и приказы выполнялись нужно проявлять лидерство, добиваться их выполнения, заставлять дела «идти правильно».

Шаг 6. Постоянный контроль за выполнением программ.

Контроль выполнения программ является важнейшим элементом стратегического управления и необходимым условием самого существования системы стратегического планирования. На информационную доску вывешиваются все программы. Степень их выполнения отражается на Доске прогресса зеленым, желтым и красным маркерами. Зеленый маркер – задача завершена; желтый маркер – задача, которая выполняется постоянно; красный маркер – застрявшая задача. В компании ООО «Траст-Инфо» доска прогресса дублируется в электронном виде. Контроль выполнения программ осуществляется ответственным за программу (задачу).