Файл: Совершенствование системы контроля в отеле.doc

2.2. Анализ системы контроля в отеле «Чайка»

Рассмотрим и проанализируем применение в практике отеля такой функции менеджмента как контроль.

Среди форм контроля, осуществляемых в отеле «Чайка» стоит отметить и следующие:

1. Надзор за работой подчиненных;

2. Анализ документов;

3. Вызов и заслушивание;

4. Запрашивание письменных отчетов;

5. Проведение планерок;

6. Аттестация;

7. Аудит;

8. Инвентаризация.

На предприятии осуществляется как внешний, так и внутренний контроль. Прежде всего, учреждения, которые осуществляют внешний контроль над гостиничными компаниями, а именно:

1. 
   Проверка налоговой инспекции – одна из самых частых проверок, и, наверное, одна из самых предсказуемых. В большинстве случаев проверка проходит в рамках «контрольной закупки», после которой сотрудники налоговой инспекции представляются и объясняют цель своего визита. Проверяют они следующее - правильность пробития кассового чека, предоставление кассового чека и расчетных документов, верность принятия денег и выдачи сдачи, точность времени на контрольно-кассовом аппарате, соответствие наличных денег в кассе и сумме, пробитой по ККМ, наличие документов по ККМ, договор с организацией по обслуживанию кассовой техники, наличие кассового журнала и правильность его заполнения.
   

Подобная проверка будет успешно пройдена, если в отеле все расчеты проходят официально и по кассе. На случай выявления ошибки, например, такой, как расхождение времени по кассе с официально принятым Московским временем, руководитель организации может быть вызван в офис налоговой инспекции для предоставления документов об устранении данного нарушения. Если это первое и единственное нарушение в компании, то вероятнее всего последует лишь предупреждение без штрафов.

2. 
   Проверка ГосПожнадзора и МЧС.
   

Пожарные инспекторы «балуют» своими посещениями чаще других контролеров. Ненадлежащее выполнение установленных правил пожарной безопасности может привести не только к материальному ущербу, но и причинить вред жизни и здоровью гостей и сотрудников отеля.
Если в отель пришли именно эти люди – важно понять их цель – связана ли эта проверка с плановым обходом или нет.

---

Чтобы успешно и без штрафов пройти пожарную инспекцию, каждый отель должен иметь на объекте:

1. 
   Система автоматической пожарной сигнализации.
   
2. 
   Проект к системе АПС, разработанный лицензированной организацией.
   
3. 
   Сертификаты на установленное оборудование АПС и спецификации на все материалы, которые использовались при ее монтаже.
   
4. 
   Договор на обслуживание АПС.
   
5. 
   Журнал обслуживания АПС.
   
6. 
   Исправные огнетушители с паспортами на каждый огнетушитель.
   
7. 
   Планы эвакуации из отеля – поэтажные и в каждом номере, учитывая соблюдение ГОСТ к изготовлению планов на обычной и люминесцентной основе.
   
8. 
   Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности (и этот инструктаж действительно необходимо проводить со всеми сотрудниками организации).
   
9. 
   Пакет документов по пожарной безопасности, разработанный для каждого отдельного объекта. Это достаточно весомый список, и любая компания, занимающаяся пожарной безопасностью, с радостью проинформирует о нем.
   

Помимо этого, если у Руководства есть полноценный строительный проект по объекту, то можно сказать, что главная часть проверки успешно пройдена. У отеля также могут запросить предоставить документацию по строительным материалам (для подтверждения их огнеупорности), план занятий с персоналом по отработке действий в случае пожара или иного другого чрезвычайного происшествия, а также любой другой документ для подтверждения соблюдения организацией правил пожарной безопасности. Если же основные требования (не бюрократические, а именно технические) соблюдены, то и с этой проверкой можно справиться.

3. 
   Проверки Роспортебнадзора.
   

Под проверкой Роспортебнадзора может скрываться много аспектов. Обозначим основные, которые необходимо выполнять для спокойствия сотрудников отеля и для блага гостей:

1. 
   «Уголок потребителя» - что это и какие документы туда должны входить можно найти в свободном доступе на просторах интернета.
   
2. 
   Договор на дезинсекцию и дератизацию в помещениях.
   
3. 
   Санитарные книжки персонала.
   
4. 
   Договор на вывоз ТБО – если мини-отель работаете в рамках жилого фонда, то чаще всего Роспотребнадзор устраивает, что мусор утилизируется в рамках договора по обслуживанию дома.
   
5. 
   Договор на стирку и химчистку белья в отеле.
   
6. 
   Документы по пробам воды в отеле. С одной стороны, Роспотребнадзор может их потребовать, а с другой стороны при их отсутствии многие отели апеллируют к использованию городской воды, которая априори должна соответствовать нормам.
   
7. 
   Правильно оформленная информационная вывеска отеля с указанием всех необходимых данных.
   
8. 
   Согласованная или находящаяся на согласовании вывеска отеля. Сейчас этот вопрос в городе курирует Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Городская реклама и информация».
   

---

4. 
   Проверки Миграционной службы. В рамках данной проверки организация должна предоставить документы о постановке на учет российских и иностранных граждан, проживающих в отеле. Для тех, кто в Санкт-Петербурге пользуется сертифицированной программой ЭЛПОСТ – данная проверка не представляет никаких трудностей. Для Миграционной службы важен список гостей, проживающих в гостинице. Он должен соответствовать списку гостей, поставленных на учет. С сопоставления этих данных обычно начинается такая проверка, и если расхождений нет, то на этом она успешно завершается. Для тех же, кто еще не перешел на электронный документооборот, нужно изучить сроки по подаче документов по российским и иностранным гражданам, и список документов, который должен храниться в отеле.
   
5. 
   Проверки ЖКС/ГУЖА. Если организация с соседями не ругается, счетчики на воду, газ и электроэнергию установлены и опломбированы, счета оплачиваются вовремя, то структуры ЖКС и ГУЖА не придут. Есть возможность, что могут уточнить у отеля относительно документов по согласованию перепланировок, но это больше вопрос КУГИ, МВК и ПИБ, поэтому оставим это им.
   

Самое правильное для любой организации – это общаться и дружить с домоуправлением, быть в курсе проблем дома, и по возможности участвовать в решение общедомовых проблем. И будет верно, если о своем ЖКС Вы будете вспоминать не только тогда, когда случаются неприятности, но и в дни праздников, чтобы поздравить и лишний раз поблагодарить людей за их работу.

Проверки ПИБ/КУГИ. Основной список вопросов, исходящий от данной инстанции - это согласование перепланировок, перевод из жилого фонда в нежилой, возможно также – согласование установки кондиционеров (но в Санкт-Петербурге за это отвечает КГА), вопросы по сохранению культурного наследия, исторического облика, т.н. «растекловки» здания (то, что сейчас курирует КГИОП).

Также гостиницу могут навестить следующие Государственные структуры:

1. Полиция. Обычно данная структура приходит с проверкой организационно-правовых документов и организации деятельности в жилом фонде (если мини-отель располагается в жилом доме). Если на отель жалоб нет, и отель в хороших отношениях с ЖКС и домоуправлением, кроме того, если организация не занимается никакой незаконной деятельностью - то опасаться нечего. Лучше дружить со своим участковым и иметь в его лице помощника, а не проверяющего врага.

---

2. ОБЭП (УБЭП). Обычно данная организация приходит внезапно, скорее всего в не рабочее время, и проверяет все. Это может быть, как и «контрольная закупка» (проверка незаконной предпринимательской деятельности), так и проверка организационно-правовых документов. Кроме того, может прозвучать просьба предоставить договор с РАО, трудовые договора с сотрудниками, проект по пожарной системе и т.д. Это, наверное, самый непредсказуемый тип проверки, так как у сотрудников ОБЭП может не быть предписания, и действовать они могут в рамках оперативной разработки. Поэтому, при общении с сотрудниками ОБЭП важно понять цель прихода, и выяснить, действуют ли они самостоятельно или же в компании с какими-либо другими проверяющими органами.

3. Прокуратура. Подобная проверка может в себя включать все аспекты деятельности мини-отеля. Данная структура проверяет соблюдение законодательства в сфере защиты прав потребителей, соблюдение правил пожарной безопасности, соблюдение трудового законодательства и многое другое. Прокуратура может запросить предоставление любых документов по любой сфере деятельности мини-отеля – начиная от проекта перепланировки и заканчивая медицинскими книжками персонала, а также документами по согласованию вывески мини-отеля.

Важные моменты.

1. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Список плановых проверок, особенно Прокуратуры, ГосПожнадзора и Роспотребнадзора можно запросить у структур и информацию обязаны предоставить.

2. Относительно внеплановых проверок – предугадать кто, когда и с каким вопросом придет в отель очень сложно. Тем более что администрация города, или же администрация района может инициировать выборочную или массовую проверку по любому из вопросов достаточно быстро, за 1-2 дня.

3. Конечно, отель может не пускать никакую инстанцию без предписания, и требовать от сотрудников проверяющей организации предоставить документы, подтверждающие проверку.

4. Для точного понимания своих прав и обязанностей надо ознакомиться с ФЗ №294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»[23].

---

В этом году отель был проверен следующими органами власти:

1. Налоговая инспекция;

2. Дзержинское управление инспекции труда и социальной защиты государства провело проверку организации по выплате заработной платы. Внедрить правила учета и контроля расследований несчастных случаев на производстве, а также процедуры разработки, координации и утверждения директив по технике безопасности;

3. Фонд социальной защиты населения, проверка правильности начисления и перечисления страховых взносов в Фонд социальной защиты населения;

4. Отдел финансовых расследований - проверяет законность хозяйственных и финансовых операций, то есть проводит встречные расследования с другими хозяйствующими субъектами [23].

Поскольку отель имеет независимый баланс, который составляется каждый год и функционирует на основе адекватных экономических расчетов, самофинансирования и самодостаточности, а источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства компании, но и заемные средства иностранных инвесторов, он проводит обязательные аудиты и приглашает независимых аудиторов. Раз в год проводится аудит, в ходе которого контролируется стоимость товаров и материалов, аннулируется действительность денежных средств, выполняются операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.

Внутренний контроль осуществляется руководством отеля. Одной из форм такого контроля является проверка контроля с использованием так называемого «контрольного списка». Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным поступлением денежных средств и правильностью оформления документов, связанных с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение расчетно-кассовой дисциплины и расходование денежных средств по целевому назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по основным ответственным лицам и сверяет их с балансом. За каждым сотрудником бухгалтерии закреплена своя бухгалтерия, и в конце месяца он передает окончательную информацию заместителю главного бухгалтера. Заместитель главного бухгалтера отображает финансовые результаты деятельности отеля и готовит бухгалтерскую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера приносит основную и наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.) для главного бухгалтера). Отель также уделяет большое внимание такой форме внутреннего контроля, как инвентаризация. Инвентаризация кассового аппарата проводится ежемесячно или по мере необходимости. Назначенный комитет состоит из заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комитета, бухгалтера и кассира и сравнивает фактическое наличие средств в кассе с данными счетчика. Далее составьте сравнительную таблицу и отобразите результаты из списка. По результатам инвентаризации составляется счет, который отражает результаты инвентаризации и утверждается всеми членами Инвентаризационной комиссии, а именно главным бухгалтером, счетоводом и кассиром. При подготовке годовой бухгалтерской отчетности проводите инвентаризацию товарно-материальных ценностей не реже одного раза в год. Когда лицо несет финансовую ответственность за изменения, инвентаризация также будет проводиться при получении сигнала о нехватке и в случае кражи [23].

---